某物业公司供方控制管理作业指导书

某物业公司供方控制管理作业指导书

物业公司供方控制管理作业指导书

1.0目的

通过对物业管理中各服务项目的供方进行有效控制,确保公司为顾客所提供的服务

符合法律法规和相关的要求,为顾客提供满意的服务。

2.0适用范围

适用于对本公司所有供方的控制。

3.0定义

供方:提供产品(包括服务、软件、硬件、流程性材料)的组织或个人。

4.0职责

4.1总经理负责对供方评价、物资申购单和采购合同的审批。

4.2行政办公室负责公司所需物资的供方及其职责权限内的服务供方的选择、评价、环境/安全要求的控制工作,并负责公司所需物资的采购实施工作。

4.3各部门、管理处负责对其职责权限内的服务供方进行选择、评价、环境/安全要求的控制,并对供方的服务质量进行监控。

5.0内容

5.1合格供方应具备的条件(不限于以下条件)

1)应具有合法经营资格;

2)有从事过类似工作的优良业绩;

3)有良好的信誉;

4)有相应的工作条件和技术实力或专业资质证书;

5)价格合理;

6)提供的产品(包括服务)符合环境和职业健康安全相关的法律法规要求和本公司的要求。

5.2各类供方的评价与选择

5.2.1服务供方

依照合格供方应具备的条件,相关部门自行组织对其职责权限内的服务供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关证实资料,报总经理审批。若该次服务不需签定合同,相关部门可根据服务标准的要求来选择供方,不需另填《供方评价记录》,

5.2.2物资供方

依照合格供方应具备的条件,由行政办公室组织对长期的物资供方进行评价,并填写《供方评价记录》,必要时附相关证实资料,报总经理审批。对于零星的单次小批量采购可由行政办公室依据采购信息的要求并结合合格供方的要求进行采购,不需另填《供方评价记录》。

5.2.3对于政府相关部门指定的单位可不进行供方评价。对于其它服务与物资的供方评价时还应尽可能从以下方面进行考虑来选择供方:

(1)各类管理体系是否健全,安全措施是否落实;

(2)要求其承诺遵守相关的法律法规及本公司的hse方面的要求;

(3)要求其提供的产品或服务尽可能符合环保及其职业健康安全要求并执行之等。

5.2.4经总经理批准的合格供方,各部门负责将其职责范围内的合格供方登记在《合格供方登记表》中。

5.3 合格供方资格的定期评价

5.3.1对已选定合格的供方,相关部门每年对长期供方其进行一次复评(如果是一次性或短期没有一年的不需进行复评),并填写《保留或取消合格供方报告》报总经理审批。评价除按前述第5.1条执行外,重点审查各供方在一年内提供的服务或物资的及时性、合格批次等综合情况。如服务供方在一年内出现一次严重不合格或连续三次一般不合格或累计十次一般不合格服务,采购供方在一年内出现两个批次不合格供货,相关部门应填写《保留或取消合格供方报告》,经总经理批准后,更新《合格供方登记表》。

5.4合格供方档案管理

评价方应对其合格供方建立独立档案,档案应包括下列材料(不限于):

1)合法经营资格证明材料(如危险废物处理站相关许可证明);

2)专业服务资质证明;(如水池清洗、电梯维保、消防系统维修等)

3)合同;

4)《供方评价记录》、《采购合同审批表》;

5)《保留或取消合格供方报告》等。

5.5采购的实施与对供方的控制

5.5.1 采购文件的审批

1)物资申购部门对拟采购物资,填写《物资申购单》。必要时,对专业技术较强的物资采购,申购部门应编制《采购技术说明书》作为采购和验收的依据附在《物资申购单》后,经部门经理确认,报财务部、分管领导、总经理审批后,行政办公室实施采购。

2)对急需物资的申购,由使用部门填写《物资申购单》,注明'急需'字样,直接报总经理审批后,行政办公室实施采购。

2)各类采购合同(包括服务分包合同),由相关部门组织与供方起草拟制,并填写《采购合同审批表》经总经理审批后,授权人员与供方签定生效,以确保规定的要求是适宜的。

3)当公司或业户提出在供方现场实施验证时,公司必须在采购文件中对要开展验证的安排和产品的放行做出规定。

5.5.2行政办公室在实施采购时应在满足采购信息要求的前提下,尽可能按以下原则进行选择。

1)尽可能采用低能耗资源的产品;

2)尽可能采用可以循环使用的产品;

3)尽可能采用报废后污染小的产品。

5.6采购物资的检验

5.6.1对采购来的物资,使用部门、仓管要负责进行验收,验收合格后办理入库手续,由仓管员在《入库单》上签名,使用部门领料时在《领料单》上签名做为领料和验收合格的确认。

5.6.2验收内容包括数量、规格、型号是否符合采购文件的要求,包装是否完好,是否有合格证书,质量是否满足使用要求,有环保要求的产品是否符合国家相关的法律法规要求等。

5.6.3验收方法采用抽样法:对同品种批量超过10件的物资,抽验5%~10%;对批量少于10件的要全部检验。如果检查发现一件不合格品,则该批为不合格批,不得验收入库投入使用,交由采购员处理,只有验收合格的物资方可办理入库手续。对新购机电设备必须逐件验收。

5.7对服务供方提供服务质量的检验:各部门应对其职责范围内的服务供方所提供服务的质量进行监控,并填写《供方服务质量检查表》并以此作为付费的依据。

5.8对于进入公司所辖范围内的供方的活动,由责任部门对其在质量、环境和职业健康安全方面的表现进行监控,并作为定期复评的参考资料之一。

5.9文件和记录的归档保管

所有供方评价选择与评价的相关记录,由相关部门按《记录控制》统一归档保管。

6.0 相关文件

《记录控制》

7.0记录

《供方评价记录》

《合格供方登记表》(不定格式)

《采购合同审批表》

《供方服务质量检查表》

《保留或取消合格供方报告》

《入库单》(外购)