大学机要文件管理程序

大学机要文件管理程序

大学机要文件管理程序

为做好我校机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，制定如下管理程序：

一、收文

1、收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。

2、及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和份数出现差错。

3、对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。

二、阅文

1、机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。

2、阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。传阅过程中文件不得抽离文件夹。阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。

3、领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。

三、借阅

1、借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。

2、借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。

四、文件的复制

秘密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖密级标志、保密期限及知悉范围。文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。

五、文件的清销

1、机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。

2、需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。

3、清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。

4、清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。