文件和资料管理程序（四篇）

第1篇 文件和资料管理程序

文件和资料的管理程序

1.目的

对公司文件和资料进行规范化管理、控制,以满足规定的要求。

2.适用范围

2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:

a.政府法规、法律、标准等外来文件;

b.程序文件;

c.作业指导书;

d.公开文件;

e.技术资料。

3.引用文件

3.1质量手册4.5文件和资料的管理。

3.2iso9002标准4.5文件和资料的管理。

4.职责

4.1程序文件由iso9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准,作业指导书由各职能部门编制,报经理批准。

4.2iso9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。

4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。

5.程序

5.1文件和资料的编制和存档

5.1.1程序文件由iso9000工作小组组织编制,管理者代表审核后,报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制,部门经理批准,公司质量体系文件原件由iso9000工作小组存档保管。

5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。

5.1.3公司文件由各职能部门编制,部门经理批准,存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件,必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。

5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。

5.2 文件和资料的发放

5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。

5.2.2 iso9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》,经管理者代表批准后发放。

5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单,经部门负责人审批后发至各部门。

5.2.4工程部编制技术资料目录清单,经部门负责人审批后发放至各部门,并负责借阅管理。

5.3文件和资料的借阅及归还。

5.3.1各部门需借阅文件和资料时,应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后,方可办理借阅手续。

5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。

5.4 文件和资料的更改。

5.4.1 文件需修改时,各相关部门提出修改申请,说明建议修改内容,经原审核批准的人员审核批准,并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布,同时收回作废文件集中销毁。

5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后,由物管部、iso9000工作小组存放于过期档案柜。

6.支持文件和质量记录。

6.1外来文件清单

6.2公开文件发放登记表

6.3质量体系文件发放登记表

6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单

6.5文件/资料借阅登记

6.6质量体系文件清单

6.7 文件修改申请表

第2篇 物业管理质量体系文件：文件和资料控制程序

物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

1.0目的

确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。

2.0适用范围

适用于质量体系所形成的文件和资料。

3.0职责

3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

4.2文件和资料的编号

按《文件和资料的编号规则》执行。

4.3文件和资料的受控状态

4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。

4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。

4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。

4.4文件和资料的编写、审批

质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。

4.5文件和资料的发布

4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的文件和资料。

4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。

4.6文件和资料的更改

4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。

4.7文件和资料的管理

4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。

4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。

4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

4.8文件和资料的换版与作废

4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。

4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。

5.0支持性文件

5.1 《文件和资料的编号规则》

5.2 《文书、档案、资料管理办法》

6.0相关记录

6.1《文件和资料领用签收表》

6.2《文件和资料更改申请表》

6.3《质量文件清单》

6.4《借阅登记簿》

6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

编写:审批:

第3篇 建筑公司环境管理文件和资料控制程序

建筑集团公司环境管理程序文件

程序文件名称:文件和资料控制程序

1.目的

对与质量、环境有关的文件和资料进行有效控制,使管理体系运行的所有场所都能得到文件的有效版本,防止使用作废文件。

2.适用范围

适用于集团公司与质量环境有关的所有场所的文件资料的控制。

3.职责

3.1行政部负责编制并监督实施本程序。

3.2各部门的职责详见w*/ems/c*/a/07附表1-3。

4.控制程序

4.1文件和资料的控制方法:包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定,具体在本程序的附表中说明。

4.1.1体系文件的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表1)

4.1.2外来及管理性文件的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表2)

4.1.3工程技术文件资料的控制方法(详见w*/ems/c*/a/07附表3)

4.1.4工程承包合同的控制,执行集团公司的《合同评审控制程序》、《合同管理办法》。

4.2文件的评审

各部门在管理体系运行中,发现需要对文件进行修订时,要及时将文件修订信息传递到企管部,由企管部整理并提交管理评审。

4.3更改形式及归档要求

4.3.1更改形式:管理体系文件的更改,可在原文件上划改(更改数字在

30字以内,用双划线划掉要更改的内容,在更改处加盖更改专用章,更改内容填写在《文件修改记录表》ems/07-5表上)或局部换页更改。换版的管理体系文件发布时,应注名原文件作废。

4.3.2文件和资料的归档:执行集团公司《档案管理办法》。

4.4文件和资料的编号规定

4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定,每年从01开始顺序编号。

4.4.2体系文件编号规定

4.4.2.1体系文件分类

a.质量体系文件:指依据iso9002:1994版标准编制的文件,分《质量手册》《程序文件》《作业指导书》和《岗位责任制》三层。此层次的文件将在质量体系文件换版(iso9001:2000版)后失效。

b.环境管理体系文件:指依据iso14001:1996版标准编制的文件,分《环境管理手册》、《环境管理程序文件》、《环境管理作业指导书》三层。

4.4.2.2质量体系文件编号

文件编码规定:

a.公司代码:建筑集团公司-*j;

b.文件类别:质量保证手册-qa;

程序文件、作业指导书-qp;

c.文件序号:用两位阿拉伯字母表示,从01开始。

4.4.2.3部门和分公司代码

工程部-gc经营部-jy企管部-qg行政部-*z财务科-cw

试验室-sy开发办-kf材料公司-cl集团一公司-y*

集团二公司-zr集团三公司-sj 集团四公司-sq

集团五公司-wy集团六公司-lc集团七公司-qh

集团八公司-bf集团九公司-jc 集团十公司-zi

集团十一公司-ws集团十二公司-ad直属三公司-js

直属一处-yc 直属二处-rc直属三处-sc 直属四处-zs

4.4.2.4环境管理体系文件编号

a.《环境管理手册》:w*/emsc/a-2001

b.《环境管理程序文件》:w*/ems/c*/a/**-2001

c.集团公司编制的《环境管理作业指导书》w*/ems/zds/a/**-2001

d.各部门和分公司编制的《环境管理作业指导书》w*/ems/ yy /a/**-

e.《岗位责任制》:w*/gwzr/yy/a/**-2001

各代码含义:

emsc:代表环境管理手册

ems:代表环境管理体系

c*:代表环境管理程序文件

zds:代表环境管理作业指导书

**:代表文件序号,从01开始

yy:代表部门代码,部门代码见本程序4.4.2.3条款的规定

2001:代表文件编制时间为2001年

a:代表a版

gwzr:代表岗位责任制度

5.相关文件

w*/emsc/a-2001《环境管理手册》

w*/ems/c*/a/12-2001《记录控制程序》

*j/qp/*z/01-2000《档案管理办法》

*j/qp/02-2000《合同评审控制程序》

*j/qp/jy/04-2000《合同管理办法》

6.标准表格

ems/07-1《文件和资料控制清单》

ems/07-2《文件资料发文审批表》

ems/07-3《文件会签表》

ems/07-4《文件资料收文登记表》

ems/07-5《文件修改记录表》

ems/07-6《文件和资料控制检查记录》

ems/07-7《文件资料销毁记录》

ems/12-1《记录(文件)借阅登记表》

第4篇 设备制造公司管理文件和资料控制程序

编制：

批准：

发布：

设备制造有限公司管理文件和资料控制程序

编号：QC/ZTC0502版本号/修订码：A/00

目的和适用范围

为了使质量体系有效运行，在起重要作用的各个场所保证使用相应文件的有效版本，并及时从现场撤回失效或作废文件和资料，以防止使用失效或作废的文件和资料。

适用于质量手册及质量体系文件(以下简称文件)的控制，其他管理性文件的控制在相应的程序中作出具体规定。

职责

综合管理办负责管理性文件和资料的控制，包括组织编制、修订和发布《质量手册》及其质量体系程序文件和实施过程中的协调和解释。

控制的内容、要求和方法

3.1文件的编制规定

3.1.1综合管理办组织有关职能部门代表成立文件编写小组进行起草工作。

3.1.2草案应校核其内容与相应的质量保证模式标准的符合性和与公司实际情况的适应性、可操作性和可检查性。

3.2文件的编号规定

3.2.1质量手册的编号规定

QM/ZTCQM01-1998发布年代号

顺序号

质量手册代号

公司代号

质量管理标准代号

3.2.2程序文件的编号规定

顺序号

体系要素代号

公司代号

质量控制标准代号

3.3文件的审批和发布

3.3.1文件由综合管理办负责组织有关部门负责人审查、会签，并填写《质量体系文件会签审批表》(J/wk01)，报管理者代表审核和总经理批准后发布。

3.3.2文件经审核、批准后，原版文件连同会签审批表由文件管理人员归档保存，并填写《质量体系文件归档登记表》(J/wk06)。存入软盘的文件也应同时归档。

3.4文件的发放

3.4.1经批准发布的文件由综合管理办负责统一发放，发放时分“受控本”和“非受控本”。

3.4.2“受控本”的发放对象为：

a.公司总经理、管理者代表及各部门、分公司负责人;

b.公司对外质量保证有关的人员;

c.质量认证机构。

3.4.3文件发放前，由综合管理办根据公司运作特点编制《文件发放规定》，具体规定发放部门(人员)和数量，经管理者代表审核，报总经理批准后实施。

3.4.4“非受控本”根据公司经营活动的需要，经管理者代表批准后发放。“非受控本”的有效性不做进一步控制。

3.4.5发放的文件均为原版文件的复印件。

3.4.6文件的发放应注有不同的分发编号，并在文件封面上加盖红色的“受控”或“非受控”印章。发放时，领用人应在《质量体系文件发放登记表》(J/wk02)上签收，同时在表中注明“受控”和“非受控”字样。

3.4.7在下列情况下，需使用文件的部门(人员)应填写《质量体系文件领用审批表》(J/wk03)，经部门负责人和综合管理办主任审核，报总经理批准后，可按3.4.5和3.4.6条发放：

a.不在《发放规定》中发放范围内的;

b.要求发放数量超出《发放规定》中规定数量的;

c.领取后遗失或破损的;

d.其他应领用的。

3.4.8对文件遗失要求补发文件的，给予新的分发号，并注明遗失文件作废，必要时将作废文件的分发号通知有关部门以防止误用。

3.4.9文件破损严重影响使用时，领用的新文件仍沿用原文件分发号，同时交回破损文件，由综合管理办组织销毁。

3.5文件的更改和换版

3.5.1文件需作更改时，由申请部门填写《质量体系文件更改申请单》(J/wk04)，说明更改原因，经管理者代表审核，总经理批准后，由更改人实施更改：

a.文件的更改视具体情况可采用“划改”或“换页”方法;

b.文件更改时，应注明更改标记、更改日期，并标明修改码;

c.更改标记用加圆圈的小写英文字母表示，如：@……;

d.文件经过依次更改后，修改码的序号依次递增，如“00”增至“01”。

3.5.2对“非受控本”的文件可不作更改控制。

3.5.3文件的更改不应给产品质量或体系要素造成不利影响。

3.5.4文件经多次更改或进行大幅度更改时，应进行换版。

a.文件换版时，应由综合管理办负责组织全面评审;

b.新版本发放时，旧版本同时废止，并由综合管理办统一收回后销毁。

3.6文件的收回和销毁

3.6.1在下列情况之一时，原发文件由综合管理办负责及时收回：

a.文件使用部门合并、撤消或使用人调离;

b.文件换版或再次发放。

3.6.2文件收回时，由文件管理人员验收，并在《质量体系文件发放登记表》上注明收回日期，无使用价值的文件应加盖“作废”印章，防止误用。

3.6.3为积累知识的目的所保留的失效或作废文件，由申请人填写《质量体系文件留用申请单》(J/wk05)，经部门负责人和综合管理办主任审核后，报管理者代表批准，由文件管理人员加盖“保留资料”印章后方可留用。

3.6.4作废的文件由文件管理人员填写《质量体系文件销毁清单》(J/wk07)，经综合管理办主任批准后，由指定的销毁人和监销人集中销毁，并注明销毁日期。

3.7文件的管理

3.7.1需临时借阅文件的人员应填写《质量体系文件借阅申请表》(J/wk08)，经部门和综合管理办负责人审核，管理者代表批准后方可借阅。借阅者应在指定日期内归还，到期不还的由文件管理人员收回。原版文件一律不外借，以防止丢失或破损。

3.7.2任何人不得私自复印文件和使用未加盖红色“受控”印章的无效文件，一经发现立即由文件管理人员收回，并视情节轻重报有关领导给予处理

3.8文件和资料控制的有关记录由综合管理办负责妥善保管，详按QC/ZTC1601《质量记录控制程序》执行。

相关文件

QC/ZTC1601《质量记录控制程序》

质量记录

《质量体系文件会签审批表》

《质量体系文件归档登记表》

《质量体系文件发放登记表》

《质量体系文件领用审批表》

《质量体系文件更改申请单》

《质量体系文件留用申请单》

成套设备制造有限公司

管理文件和资料控制程序

编号：QC/ZTC0502《质量体系文件销毁清单》

《质量体系文件借阅申请表》

更改情况

序号

更改标记

更改记录

更改人

日期