科技股份有限公司办公环境管理制度（七篇）

第1篇 科技股份有限公司办公环境管理制度

办公环境管理制度

1目的及适用范围：

1.1 办公场所符合公司的工作需要；

1.2 适用于分公司在迁址工作中对新办公场所的选址与装修的控制，及办公环境的维

护；

2管理组织

2.1 分公司行政部负责执行；

3管理内容

3.1 办公地址选择及装修要求

3.1.1 办公地点的选择

3.1.1 .1交通：出行方便，易于客户到访；

3.1.1 .2通讯：有足够的有线通讯

（20-40条直线）资源，移动电话可接收，

有ddn或isdn或adsl线路接入，有固定ip地址；

3.1.1 .3物业：大开间框架结构，有空调，打扫卫生、保安等服务条件，

最好为比较专业的管理物业公司，与之签订安全保卫合同；

3.1.1 .4环境：办公楼外有足够的停车位，附近有适于居住的房子；

3.1.1 .5通风状况：有比较多的通风口

（窗户），利于办公区内的空气流通；

3.1.1 .6发票：出租方必须能够提供正规的租赁发票；

3.1.2 办公室装修要求：装修方案均须符合本公司vi中的设计标准(在公司网站

下载)，并附同装修示意图和座位安排简图。大区根据当年度总部核定的装

修风格及价格标准进行审核，针对符合公司规定的方案及预算，方可由申请

分公司与装修公司签约施工，施工期间所需各项预算内费用亦须每笔按相关

财务规定申请后，由总公司及时拨给。

3.1.2 .1采取大开间式开放办公,在前台辟出接待区。

3.1.2 .2装修规格：

3.1.2 .

2.1 需区隔出以下几个完全封闭的办公室：行政总监办公室、财

务室、培训教室、小会议室、机房；如条件许可，可增加一间

储藏室

3.1.2 .

2.2 行政总监办公室面积12―15平方米，商务总监为开放式办公，

面积为两个桌位，可用隔板(规格同商务部)做适当分隔，以利

于工作开展，但不宜做封闭式处理

3.1.2 .

2.3 行政助理接待区必须遵照中企动力vi设计要求，可与办公区

域有所区隔，但不宜做封闭式处理

3.1.2 .

2.4 其他涉及公司vi 要求，统一按总部规定执行。

3.1.3 局域网设计须注意以下几点要求：

3.1.3 .1商务部工作区域应尽可能多地安排电话点，同时，考虑到公司的

发展，即便是商务部区域亦应留有足够多的网络接点。

3.1.3 .2电源的设计应更多地考虑电缆的承载能力，尤其是必须满足后台

工作区域各种计算机设备满负荷工作时的电力需要，同时注意消防安

全的要求。

3.1.3 .3局域网施工安装过程中须注意施工监理，完工后须认真地按照合

同要求对每个电源、电话及互联网接点进行测试，保证工程质量。

3.2 办公环境维护

3.2.1 分公司指派清洁人员负责公司办公区域及公共区域的清洁卫生。员工

应自觉维护办公区整洁，不摆放与工作无关的物品。

3.2.2 员工应自觉保持办公区的安静，严禁喧哗、嬉闹。

3.2.3 禁止在办公区内就餐或将有异味的食品带入。

3.2.4 禁止在办公区内吸烟，违者按《员工行为规范》文件处理。

3.2.5 办公区内严禁明火，严禁乱动电源或私自拉线、搭线，下班后员工应注意

关闭电脑。如发现电源插座、接线盒等处破损应立即通知行政部联系维修。

3.2.6 办公区内禁止存放私人贵重物品、现金，如有物品遗失责任自负。

3.3 会议室管理

3.3.1 行政部行政助理总体负责会议室管理。

3.3.2 各部门在召开会议前，提前半天与行政助理预约会议室，确认会议室使用

时间、预计会议长度、使用哪一个会议室，行政助理填写《会议室使用登记

表》。未通知行政部需要使用会议室的，行政部将不予安排。

3.3 .3会议室一切公物，不得随意搬离会议室。如搬离，必须通知行政部，使用

后放回原位。

3.3 .4会议室使用过程中，请注意维持会议室卫生，会议结束后，请对会议室物

品进行整理归位。

3.3 .5如有相关会议设备、用具需要行政部提供，请提前借用，在借用后及时归

还。

3.3 .6会议结束后，行政部行政助理对会议室进行检查，对茶水等要求保洁及时

清理。若使用部门未按要求对物品、设施进行恢复的，行政部将给予曝光，

在全公司内通报。情节恶劣者，行政部将对使用部门提出经济处罚。

3.3 .7行政部行政助理未监督到位，造成会议室凌乱，将对其进行经济处罚。

4附件

4.1 《会议室使用登记表》

第2篇 科技股份有限公司分公司呈批报告管理制度

分公司呈批报告管理制度

1 目的：

1.1 解决在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要上级批准才能办理的事

情；

1.2 本制度规定了分公司的呈报规则，收发规范。

2适用范围：适用于下级部门向上级请示、指示和批准的事项。

3管理规定

3.1 呈报规则：

3.1.1 呈批报告一般由呈报部门、抄送部门、呈送部门、呈送时间、标题、正文、

落款签字、附件等部分组成。在报告起草中要严格报告格式和行文规则。

3.1.2 呈批报告必须一事一呈批，不越级呈批，不在上报呈批的同时抄送平级、

下级部门。

3.1.3 在提交呈批报告时，呈报部门只能有一个，而不能多头呈报，可抄送多个

部门。

3.1.4 报告标题，应当准确简要地概括呈批报告的主要内容，一般不用标点符号，

但标题中的法规、文件名称要加书名号。如“关于____事项的申请”等。

3.1.5 在呈批报告中，应首先扼要地讲明报告的背景和根据，然后提出请示事项

并阐述说明道理。在报告内容完成后，应在报告最后提出结语，如“特此请

示，请审批”、“以上意见当否，请指示”等。

3.1.6 报告如有附件，应在正文之后、落款签字之前，注明附件名称和顺序。

3.1.7 报告的落款应有呈报人和相关部门领导亲笔签名表示同意该报告，若无该

签字则该份报告无效。

3.1.8 报告用纸一律使用标准a4型纸。

3.1.9 如报告的文字过少，请按照规范整齐、匀称美观原则调整报告格式。一律

从左向右横排。一律都用黑色。

3.1.1 0属于需要主管部门提出意见后继续上呈的报告，主管部门在呈批报告落款

后提出本部门意见后，转呈上级部门或领导。

3.2 呈批报告保管原则：谁呈批，谁保管。

4附件

4.1 呈批报告单

领导批示：

呈报：

抄报：

由：

呈报日期：_____年_____月_____日

标题

正文

（如有附件，请在此处注明）

呈报部门

呈报人

呈报时间

部门领导签字

（手签）

（主管部门相关意见可填写在此处）

第3篇 科技股份有限公司邮寄管理制度

邮寄管理制度

1目的及适用范围

1.1为规范邮件收发管理，确保公司邮件收发及时、准确；

1.2适用于分公司各种邮件的收发管理；

2管理组织：行政部负责邮件的管理。

3管理内容

3.1行政部为邮件收发管理部门，行政助理为具体执行岗位，负责公司所有邮件的收

发；

3.2邮件分类：普通、快递、包裹

3.3收件管理：行政助理收到邮件后应及时拣阅分类，在《收件登记台帐》中列出，

并通知有关员工领取、签收；

3.4发件管理：

3.4.1各部门将本部门要发送的普通邮件，送交行政助理，填写发件登记台帐，行

政助理根据要求进行寄发；

3.4.2需要快递的紧急文件、资料、物品等，应填写“快递申请表”，综合服务部

门由行政总监审核、商务管理部由商务总监审核，同意后行政助理负责发送；

3.4.3包裹的发运，发运部门应提前将物品打包完成，交行政助理邮寄；

3.5行政部月底统计各部门邮寄费用；

3.6严禁利用公司之便寄送私人信函，违者视情节轻重予以50--200元的处罚。

4附件

4.1《发件登记台帐》

4.2《收件登记台帐》

4.3《快递申请表》

第4篇 科技股份有限公司印章管理制度

印章管理制度

1目的：规范用印管理流程，加强对大区、分公司公司印章的刻制、改正与废止、使用及管理，明确相关用印手续及责任，保证用印工作顺利进行

2适用范围

2.1印鉴：公司向主管部门登记的或指定业务专用的公司印章。如:法人单位公章、

分公司财务/发票/合同专用章等；其中合同专用章由总部刻制；

2.2职衔签字章：刻有总经理职衔及签名的印章；

2.3以上统称为印章；

3详细制度内容

3.1印章管理的负责人、刻制

3.1.1印章管理负责人

3.1.1.1总部行政部负责全公司所有印章的数量及印章保管人员档案的管

理,指导印章保管人用印规范，同时负责印章销毁工作。

3.1.1.2总部法务部负责印章使用的法律责任的确定和相关问题的咨询解

答。

3.1.1.3行政总监（助理行政总监）为分公司所有印章的负责人，负责本

公司印章使用的监控。

3.1.1.4分公司行政部为分公司的印章管理部门，负责分公司印章的刻制

及建帐管理，销毁的申请工作。

3.1.1.5具体印章的保管人由行政总监指定。

3.1.2刻制：分公司填写《刻章申请单》，将印章样式标明在表单中，经行政总监

同意，报送总部行政部。总部行政部在一天内回复同意后，方可组织印刻。

任何人不得私自刻制印章。

3.1.3由总部行政部刻制的印章，邮寄到各分公司行政总监处，各分公司填写货

物确认表示收到，同时行政总监以邮件形式将印章保管人员的姓名、职位、

联系方式报告总部行政部。

3.2印章的使用及管理

3.2.1每类印章（包括总部刻制的印章）必须由行政总监确定唯一的印章保管人

员，由印章保管人员在《印章保管人员档案表》签字确认后，分公司行政部

建立印章保管人员的档案并报送总部行政部，总部行政部将其增加在公司印

章保管人员总档案中。

3.2.2需要用印人员应先在印章保管人员处领取《用印审批登记台帐》，需用印的

文件、文稿等经行政总监同意，行政总监在《用印审批登记台帐》中签字后，

即可用印。

3.2.3涉及合同、协议等文档的用印（不包括总部下发的标准合同），必须有总部

法务部签署同意的法律事务申请单，方可用印。

3.2.4对于附加协议的用印，同3.2.3条。

3.2.5印章保管人员在用印后，将《用印审批登记台帐》填写完全，发生岗位变

动时，需要将《用印审批登记台帐》全册与新人进行书面交接。

3.2.6印章保管人员因请假、出差等情况出现离岗4小时以上（重要印章的印章

保管人员离岗2小时以上）的，需将印章交行政总监或总监指定人员，并填

写《印章交接单》，有交接记录，各种用印程序、规定必须交代清楚，方可

离开。

3.2.7印章保管人员请假、出差等返回后，接替人员应将接替期间的用印登记等

一并交还印章保管人员，同时将用印情况交接清楚。

3.2.8不允许在空白信笺或空白文书上加盖印鉴。特殊情况必须取得总部法务部

同意方可用印，但必须在用印信笺或空白文书上编号。

3.2.9公章等印鉴不得带出外用。特殊情况下需带出外用的，由经办人做出书面

报告，注明用途、借用时间，经行政总监批准后，方可带出外用。

3.2.10任何人包括上级领导无权强迫印章保管人员用印，对于该种情况，印章保

管人员应立即拒绝，否则一切责任由印章保管人员承担。

3.2.11印章保管人员对遇有自己不能掌握的新型或复杂用印申请要在用印前咨询

总部法务部，确认后方能用印。

3.2.12公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况，各印章保管人员应迅速向行政

总监及总部行政部报告，行政部根据情况依照本规定的手续办理。

3.3印章的销毁

3.3.1印章销毁由总部行政部负责。分公司行政部填写《印章销毁申请表》，与需

销毁印章一起，报总部行政部，由总部行政部统一销毁。

3.3.2印章保管人员保管使用的印章若损坏，按刻章申请程序办理。新章刻好后，

原损坏印章应同时交还总部行政部，由总部行政部存档或统一销毁。

3.4违反用印管理规定所承担的后果

3.4.1未将印鉴或加盖印鉴的空白文书（如合同等）进行妥善保管，导致印鉴或

加盖有效印鉴的空白文书遗失或被盗用的，对文书保管人处以100-500元的

罚款，由此造成的损失由空白文书保管人负责赔偿，构成犯罪的要依法追究

刑事责任。

3.4.2对于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司内通报印章管理员并处以

50元的罚款，同时印章保管人必须立即整改到位，否则加倍处罚。

3.4.3对于多次查出问题，多次都无法整改到位的印章保管人，免去其印章保管

人资格，同时作为工作业绩的一部分在人力备案，作为不再续聘该人的内容

之一。

3.4.4行政总监对本公司使用印章出现的用印问题负连带责任，处以100-1000元

的罚款并全公司内通报；情节严重者，将按渎职予以免职。

4相关说明

4.1本文件适用于大区及分公司的印章管理。

4.2属于公司标准合同用印的，可直接按程序办理即可，不需按3.2.4条办理。

4.3公司财务章与个人职衔签字章必须分开保管。

5表格

5.1刻章申请表

5.2印章保管人员档案表

5.3用印审批登记台帐

5.4印章交接单

5.5印章销毁申请表

第5篇 科技股份有限公司值班管理制度

值班管理制度

1目的及适用范围

1.1 维护公司安全，保证公司各项工作的正常开展；

1.2 适用与分公司的值班管理；

2管理组织

2.1 分公司行政部负责安排值班管理工作；

2.2 行政总监、商务总监负责监督值班人员的工作；

3管理内容

3.1 值班人员范围：行政总监、商务总监、各部门负责人。

3.2 值班时间

3.2.1 周一至周五：18：00时至21：00时；

3.2.2 周六8：30至18：00时。

3.2.3 节假日值班另行安排

3.3 基本规定

3.3.1 行政部负责编排值班表，于月底

（30日前）公布并张贴。

3.3.2 原则上，周日除公司有整体工作安排外，不安排值班，公司办公场所不予开

放。

3.3 .3值班人员职责

3.3 .

3.1 对办公区进行巡检，避免安全隐患，注意节约水电。

3.3 .

3.2 负责周一至周五下班后仍留在公司的员工的登记，注意公司人员出入

状况；非公司人员进入办公区的登记、管理。对值班期间的安全负责。

3.3 .

3.3 负责周六进出公司所有人员的登记、管理。对值班期间的安全负责。

3.3 .

3.4 妥善处理紧急事件，维护公司形象、财物不受损失。对重大突发情况，

及时通报上级领导。

3.3 .

3.5 做好值班记录，行政总监每周检查一次。当天值班结束后，应将值班

记录交回行政部。

3.3 .4值班人员如有特殊情况不能到岗，应提前通知行政部，由行政部进行协调。

3.3 .5月末行政部将当月“值班记录”收存。

3.3 .6值班检查

3.3 .

6.1 行政部配合行政总监、商务总监对值班情况进行抽查，对违反此规定

的予以处罚，造成经济损失者，值班人员承担相应责任。

3.3 .

6.2 值班人员如调换值班时间，需于值班前一天报行政部备案。

3.4 考核

3.4 .1对于不按公司要求未履行值班职责或值班期间不在岗位的，一经查出，全公

司内通报批评，并处以50元以上罚款。

3.4 .2由于工作失职或出现重大失误

（如被盗等），给公司造成直接经济损失的，

值班人员为第一责任人，将追究值班人的经济责任，同时视情节严重程度给

予降薪、辞退直至开除的行政处罚。

4附件

4.1 《值班记录表》

第6篇 科技股份有限公司分公司办公例会管理制度

分公司办公例会管理制度

1主题内容及文件适用范围

1.1本文规定了分公司办公例会管理办法，旨在督促分公司对其日常运营、管理工作

进行定期检查跟踪，发现存在的问题并及时改进，加强分公司内部各部门工作的

沟通，规范分公司管理。

1.2本制度适用于中企动力各地分公司的办公例会管理。

2管理与组织

2.1总部企业规划管理部制订本制度并负责修订解释。

2.2高级行政总监负责对所辖行政大区内各分公司例会的执行情况进行检查和监督。

2.3分公司行政总监负责本公司办公例会的召集主持和管理工作。

2.4分公司行政部负责办公例会的具体组织、会议记录、会后任务跟踪检查等工作。

3管理内容

3.1会议目的：检查、掌握分公司日常运营、管理工作执行情况，加强分公司内部各

部门工作的沟通，规范分公司管理。

3.2会议周期和时间：每周例会，每周第一个工作日召开，会议时间应控制在3小时

之内（各分公司可结合实际情况确定会议时间）。

3.3会议地点：分公司所在地会议室。

3.4责任部门：分公司行政部。

3.5会议召集及主持人：分公司行政总监（助理行政总监）

3.6参会人员：高级行政总监（如有）、高级商务总监（如有）、行政总监（助理行政

总监）、商务总监（助理商务总监）、各部门经理级员工、行政总监（助理行政总

监）认为有必要参加例会的其他员工。

3.7会议议程

3.7.1上周例会决定事项执行情况的跟进总结；

3.7.2各部门通报上周工作总结、下周工作计划；

3.7.3针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案；

3.7.4传达、解释总部的最新政策、文件和要求；

3.7.5其他需要沟通、交流的事项。

3.8会议程序：

3.8.1分公司行政部负责会议通知、会议室安排、所需文字材料、仪器设备等的准

备工作。上述工作应在会议召开前10分钟就绪。

3.8.2与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前两分钟到达开会地点，如有特

殊原因临时不能与会者，应提前通知主持人，并安排部门员工参会。

3.8.3行政部需负责做会议内容记录，会后整理《会议纪要》，《会议纪要》要标明

会议召开的时间、地点、参加及缺席人员的情况及会议议题，简明扼要反映

会议内容`，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后1个工作日内整理

完毕电邮发送参会人员，抄送行政大区高级行政总监、片区高级商务总监和

总部企业规划管理部。

3.8.4会议内容的跟踪落实：与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，

严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向行政总监、商务总监和有关

负责人汇报工作进展情况。

3.9会议纪律

3.9.1与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实

性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。

3.9.2会议期间，所有与会人员应将随身携带的手机调至振动状态，中途不得随意

离场。

3.9.3办公例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保

守公司机密。

3.10处罚规定:

3.10.1无故缺席人员罚款300元，并给予通报批评；无故迟到人员每迟到1分钟罚

站5分钟，以此类推。

3.10.2违反3.9.3规定的人员将视严重程度给予行政处分――降级降薪、留职查看

直至开除。必要时，对于情节严重者公司将诉诸法律解决。

3.10.3本条涉及的罚款将作为员工活动经费由分公司行政部统一保管，行政总监

（助理行政总监）批准后使用。

3.11工作周报管理

办公例会要求各部门采用工作周报的方式，向全体与会人员通报本部门上周工作完成情况及下周工作计划。周报具体要求如下：

3.11.1提交周报的时间：每周五下班前交分公司行政总监工作邮箱。

3.11.2周报内容要求：

3.11.2.1工作周报包括本周工作总结与下周工作计划（请按附件模版要求填

写）

3.11.2.2周工作总结要求

3.11.2.2.1对照周计划目标，逐条总结完成情况及主要工作，总结中应说

明工作重点、达到的效果以及工作经验和教训。

3.11.2.2.2对存在的问题要作出简要说明及分析，分析对目标实现产生重

要影响的问题及导致该问题的关键因素。

3.11.2.2.3对未尽工作和存在问题提出进一步解决方案。

3.11.2.3下周工作计划

3.11.2.3.1要逐条列出下周部门各项工作计划，各项工作要有量化的目标，

对不可量化的目标要尽可能细化。

3.11.2.3.2要指明各项工作预计的结束时间、本周的工作目标、是否需要

上级或其它部门的配合等内容。

3.11.3工作周报的考核

3.11.3.1无正常理由，未按时提交工作周报的，予以通报批评（扣除部门负责

人当月绩效工资的50%。

3.11.3.2由于特殊原因（出差、休假、重要事宜处理等）未按时提交工作周报

者，应及时向行政总监（助理行政总监）说明原因，经批准后，可在

事由结束后二日内补交工作周报。

3.11.3.3上述考核由行政总监（助理行政总监）负责。

4附件

4.1《分公司周工作会议记录》

4.2《分公司各部门周工作汇报表》

第7篇 科技股份有限公司内部费用核算制度

内部费用核算制度

1目的及适用范围

1.1为推进公司内部经济责任制，做好内部核算基础工作，特制定本办法；

1.2本规定适用于办公费用、耗材费用、电话传真费用、邮寄费用等可确认使用范围

的费用结算工作；2管理组织2.1各部门根据费用要求，对本部门成本进行控制；2.2行政部负责各种费用的核算及分摊。

3. 管理内容3.1电话、传真费用核算3.

1.1行政部按部门对电话费用进行汇总分摊。

3.1.2行政部根据《长途电话、传真登记表》（ 1），按拨打时间核算，费用分

摊到各个部门。

3. 2办公用品、耗材费用核算：具体见《办公用品管理制度》；3.3邮寄费用管理：具体见《邮件管理制度》3.4移动通讯费用核算：据体见《移动通讯管理规定》；3.5办公用品、耗材、邮寄等费用根据领用、登记情况，费用全部分摊到各部门后，

行政部在每月5日前完成上月《（）公司内部各部门费用核算表》（ 3）3.6固定资产、低值易耗等物品分解原则为“谁领用谁负责”。

3. 7各部门应根据《（）公司内部各部门费用核算表》有计划、有针对性的控制本

部门费用。

4

4.1《（）公司内部各部门费用核算表》