z公司档案管理制度范例（十二篇）

发布时间：2024-11-12 热度：51

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z公司档案管理制度范例

第1篇 z公司档案管理制度范例

公司档案管理制度范例

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、业务类

5、工程类

6、拓展类

二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。

第三节机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:

二、划分标准:

绝密档案包括:

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

机密档案包括:

1、财务资料;

2、公司重要会议纪要;

3、公司经营情况;

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;

5、技术资料;

6、金额在10万-100万元的合同。

秘密档案包括:

1、重要项目资料;

2、项目合同协议。

第四节档案装订

一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

第五节保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

第六节保管部门

一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。

第八节档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。

第九节档案销毁

一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。

五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。

第十节其他

一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。

四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第2篇某大学生社区管理公司档案管理制度

大学生社区管理公司档案管理制度

1、目的:

规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

2、适用范围:

适用于各部门各种档案的管理工作。

3、职责:

3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1档案管理的内容:

4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

a)公司各种行政文件;

b)公司与质量有关的文件;

c)部门收发文记录;

d)本部门形成的质量记录;

e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

b)各部门保管各部门的资料。

c)办公室保管人事档案和各种合同。

4.2档案的保管目的

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)延长档案寿命;

4.3档案的密级

档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 档案的保管方式

4.4.1档案的装盒与标识

各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

4.4.2编制目录:

4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

4.5档案的查阅权限

4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2部门档案管理员审核其资格:

a )权限内的按正常手续办理;

b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

5相关文件

6记录

6.1《文件归档目录》

6.2《文件和资料销毁清单》

6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

第3篇物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度范本

一、物业管理公司档案管理规定:

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司保密规定:

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务

4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三.物业管理公司档案资料:

1、物业管理公司验收档案:

1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

3)机电设备保养合约;

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);

2、物业管理公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续;

2)二次装修期间管理处监督检查资料;

3、业户资料:

1)入伙情况记录;

2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

4、物业管理公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

3)物业管理公司各项管理分包合约;

5、物业管理公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;

2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;

3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;

6、物业管理公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;

2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;

3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

4)避雷系统要有定期检测报告;

5)应有定期沉降检测报告;

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

7)其它设施设备检测记录资料;

7、物业管理公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;

2)物业管理公司管理费收缴情况

3)物业管理公司管理费财务报告

4)物业管理公司物业管理处运作报告;

物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

第4篇 x地产公司人事档案和人事资料管理制度

地产公司人事档案和人事资料管理制度

为了加强公司人员人事档案的保密性,建立建全人事资料和档案,制定本制度如下:

一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料)。

二.员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司,本人必须提交书面说明,报人力资源部归档。

三.员工转入公司的人事档案应该包括:

1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历;

2.相关学历证书、毕业生登记表;

3.以往工作期间产生的劳动合同原件;

4.相关职称评定的资料;

5.其它存档人事资料

四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入,有权调查确定真实情况。

五.员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。

六.员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严重违反公司规章制度。

七.员工若有以下信息的变更,需15日内通知公司人力资源部,以确保与员工有关的各项权益:

1.姓名、身份证号码;

2.家庭住址或电话号码;

3.婚姻状况及家庭成员状况;

4.员工本人工资卡号;

5.遇意外或在紧急情况下需通告的人;

6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。

7.其他你认为有必要知会公司的个人信息

以上个人资料均应如实填写,公司保留审查的权利,严禁虚假,否则立即予以除名。

八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必须严格保密。

员工人事档案,由公司统一委托市人才交流中心保管。

第5篇公司档案管理制度

公司档案管理制度

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第二篇：公司档案管理制度

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度，公司档案管理制度。

二、归档范围

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司档案管理制度》。

五、资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第三篇：公司档案管理制度范文

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

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5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

第四篇：公司档案管理制度

公司档案管理制度

1.目的

为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

2.范围

本制度适用于公司各级档案管理。

3.名词解释

3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责

4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

4.2各部门（厂）应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

4.3行政部档案管理工作：

4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。

4.3.3负责编制、完善档案管理制度。

4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。

4.4各部门（厂）档案管理员：

4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

5.管理内容：

5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

5.2.1质量要求：

5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。

5.2.2档案收集规则

公司各部门（厂）档案管理员在收集资料时应注意：

5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。

5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：

5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件；

5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全；如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

5.3档案整理规则：

5.3.1.1公司档案设置三级类目：

5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。

5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。

5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。

5.3.2装订：

5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文之前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。

5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。

5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。

5.3.3排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。

5.3.4编号：

公司英文字母+案卷位置编号-类别（项目、型号）简称【年度】-案卷号-件（盘、盒、页号）例如：xdd2a-行.公文【2014】-01-001

意指：此份资料为新大东公司行政部公文类2023年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。

5.3.4.1声像档案

照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。

录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度（时间）、保管期限等标识；录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度（时间）、保管期限等标识。

5.3.4.2实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。

5.3.5编目：

5.3.5.1卷内文件目录（附表7.1）：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。

5.3.6装盒：

将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表（附表7.2）项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。

5.4档案的保管和保护：

5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。

5.4.2声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。

5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

5.5档案的移交：

5.5.1移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门（厂）的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

5.5.1.1文书档案的移交：

由各部门（厂）档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。

5.5.1.2声像实物档案的移交：

声像实物档案形成后，所在部门（厂）档案管理员应在一周内向行政部进行移交。

5.5.1.3对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的资料均应为原件。

5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。

5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。

5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。

5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

5.5.2.4移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》（附表7.3），确保填写内容的完整、准确、(请继续关注www.haoword.com)清晰。

5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。

5.5.2.6移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。

5.5.3移交时限：

一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。

5.6档案的借阅：

5.6.1公司人员借阅本部门档案，填写《档案借（查）阅单》（附表7.4），经部门（厂）负责人、行政部经理签字后方可借阅；

5.6.2公司人员借阅本部门档案，填写《档案借（查）阅单》，经部门（厂）负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅；

5.6.3外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及联系方式），经公司授权领导审批后方可借阅。

5.6.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。

5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。

5.6.6借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借（查）阅单》上注明复制件用途。

5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。

5.7档案保管期限：

档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。

凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

5.8档案的处置

5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。

5.8.1.1如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

5.8.2销毁

5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》（附表7.5），相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。

5.8.2.2对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。

6..对发生以下行为者将进行相应处罚：

6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚；造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚；发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

6.2私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚；给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚；其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

7.附表：

7.1卷内文件目录

7.2备考表

7.3档案交接登记表

7.4档案借（查）阅单

7.5档案销毁清册

第五篇：公司档案管理制度

德兴市天然气有限公司

档案管理制度

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归

档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性

档案分散管理相结合的原则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部

门明确由专人兼管档案工作。

三、档案管理部门的工作职责

（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、

建设档案管理系统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并

交至综合管理部档案管理员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到

收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司

制度办事。

五、归档公司档案室资料

（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、

命令、条例、规定、计划等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专

业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批

存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的

和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。

（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、

分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、

印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检

查。

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付

卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好

不丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的

保管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问

题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以

及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理

续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部

档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理

离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，

须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不

得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以

防原件字迹消失。

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办

事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领

导审批，报分管领导批准，方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出

携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所

谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国

家有关规定并结合公司实际情况进行。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限

的原则是：

（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远

利用价值的档案定为永久保存；

（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档

案定为长期保存，其期限为16―50年；

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短

期保存，其期限为15年以内。

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理

人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况

已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档

案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

十二、本管理制度自发布之日起实施。

二一四年二月二十九日

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公司档案管理制度

xx公司档案管理制度

公司档案管理制度

第6篇投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章文书档案管理职责

第四条综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章文书档案归档整理

第七条归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章文书档案保管

第十二条档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章档案借阅制度

第十七条档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章其他

第二十二条本制度自签发之日起执行。

第7篇某公司人力档案管理制度

f公司人力档案管理制度

1、档案管理的目的:

1.1真实记录员工各方面情况,作好动态的跟踪把握,为人事运用提供参考;

1.2保证人事信息,以备查阅;

2、档案保管:人力部档案必须专人专管

3、档案范围:人力部档案包括电子版档案和书面原始档案;

3.1书面原始档案包括:各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件,与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中;

3.2电子版档案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人员向总部人力部报如下表单:

表一:人力资源月报,详见招聘录用管理制度

表二:岗位图

表三:培训时间汇总表(要求三日前报总部)(培训其他表详见培训管理制度)

表四:考勤记录表和考勤汇总表,详见考勤管理制度

表五:社会保险缴费明细表

表六:劳动合同签署明细表

表七:工资表,详见薪资管理制度

表八:员工奖惩记录

表九:员工异动记录表

3.2.2分公司人力部人员保管好如下电子版资料:

资料一:公司操作手册电子版

资料二:个人操作手册电子版

资料三:各期**文化

资料四:总部下发通知按下发部门、编号归档

资料五:总部下发的会议纪要、培训资料

资料六:各月员工绩效考核分

以上内容为包括但不限于

5、档案的查询权限:

总经理,副总经理,总部人力部负责人能查询所有员工的档案,各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案,其人员要查询员工档案必须经人力部批准;

6、离职员工档案处理:员工离职,档案不得拿回,一般人员档案,人力资源部保存半年以上,部门经理级以上员工,保存一年以上。

7、员工个人档案的管理

7.1如员工的工作进行了跨公司的异动,编制发生了改变,在接到有关通知文件后三个工作日内,由编制所在公司人力部,将该员工的原始档案复印一份在公司存档,将原始档案原件装入文件袋,贴好封条,盖好章,以邮寄的方式给将要调动的公司人力部;

7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;

第8篇公司安全生产档案管理制度

公司安全生产档案管理制度

本公司档案室保存的档案,主要供本公司使用。

如其它部门或个人查阅时,须经档案室负责人或档案形成部门领导同意,并仅限于室内阅览。

凡因特殊需要,经批准同意借出的档案,外借时间一般为三周左右,到期仍需继续利用,须办理续借手续。

借出的档案不得转借他人,不得随意涂改、圈划、眉批,不得拆卷,不得增删档案内容或污损档案。

凡外单位或个人查阅档案,须持单位正式介绍信,写明查档目的。安全、公安部门查阅有关档案,须经公司领导批转。

凡复制、摘录档案,须经档案室负责同志。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意,不得擅自公布档案内容。

借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的完整与安全。

电话查询档案,只限于一般问题的咨询。档案的储存必须规范、分门别类,标识明确,便于查询。

第9篇物业公司收发文及档案管理行政工作制度

物业公司行政工作制度:收发文及档案管理

3收发文及档案管理

3.1文件定义

3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。

3.2收发文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。

3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。

3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。

3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。

3.3发件

3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。

3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。

3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。

3.3.4校对、签署

由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。

3.3.5申请盖章

由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。

3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。

3.3.7内部传阅

收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。

3.3.8归档

具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。

3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。

3.4文件保管及处理

3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。

3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。

3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。

3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:

3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;

3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5档案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。

3.5.2档案的保管

公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。

3.5.3档案信息的使用

3.5.3.1复印档案

公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。

3.5.3.2档案原件的借用

1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。

2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。

3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。

3.5.3.3档案原件的归还

1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。

2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。

3.5.3.4档案原件的处理

由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。

4月报制度

4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。

4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。

第10篇投资公司档案管理制度格式怎样的

投资管理公司档案管理制度

第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条归档范围:

(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条归档要求:

(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条档案管理人员职责

(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条档案的查阅和借阅

(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六) 不准转借,必须专人专用。

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条档案的保管

(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射'五防'工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条奖惩

(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。

第11篇公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度

一、为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理a、b角）为档案移交人；

（二）部项目经理a角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理b角，清单一式三份，a、 b角各执一份，档案资料中一份，a、b角、档案管理人员三方分别签字确认。(www.)项目经理b角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理b角须列出补充资料清单要求项目经理a角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理a角三个工作日内移交项目经理b角，项目经理b角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理b角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， a角列出重要权证移交清单，ab角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅