x公司文件管理制度（十二篇）

第1篇 x公司文件管理制度

公司文件管理制度

1.0 总则

为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

3.0 收文的管理

3.1 公文的签收

3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

3.2 公文的编号保管

3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。

3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

3.3 公文的阅批与分转

3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

3.4 文件的传阅与催办

3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。

3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。

4.0 发文的管理

4.1 发文的规定

4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4.2 发文的范围

4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

4.2.2 公司下发文件主要用于:

① 公布公司规章制度;

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

⑤ 发布有关奖惩决定和通报;

⑥ 其他有关公司的重大事项。

4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

5.0 文件的立卷与归档

5.1 文件的归档范围

5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档:

① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

⑦ 上级机关领导同志来公

司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

⑨ 公司日志和大事记;

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

6.0 文件的销毁

6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

第2篇 物业公司文件格式的管理规定行政工作制度

物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定

6文件格式的管理规定

6.1适用对象

本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。

6.2.公司标志

公司标志在文件上端的最左边,具体如下:

6.3文件编号的规则:

1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

例如:g80/rms/cw/m1/0001

档号

文件种类

发文部门

项目物管处

物管公司

诠释:

物管公司 g80文件类型内部工作联系单w

项目物管处时代rma备忘录m

岭南rms会议纪要mu

逸彩rmy电子邮件e

发文部门资源部zy传真f

财务部cw物管公司0

工程部gc项目管理中心1

客服部kf合作公司2

保安部ba往来公司3

档号 `0001始

6.3日期的格式统一有以下两种

6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文

文字日期)、或2005年1月31日(简称为中文式数字日期)。

6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。

6.3使用规定

6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最后落款的文件日期,统一使用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。

6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。

第3篇 投资公司文件收发和轮阅管理制度

投资开发公司文件收发和轮阅管理制度

一、编制目的

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

2.本制度最终解释权归综合办公室。

第4篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

为适应当前信息系统管理需要,充分节约纸张办公,公司文件采用e四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所,确保文件的适用性、有效性,防止失效或作废文件的使用。

2.适用范围

适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

3.职责

3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批,管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理,负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写,组织文件接口讨论,负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作;定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性,负责e四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档,并组织实施与管理。

3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求,尽量在网络中查找,并下载,由企业管理部上传到e四建网站,资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理;

3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址,并及时将文件传递到文件的使用场所。

3.10 项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

4.工作程序

编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

4.1 文件编制、审核和审批

4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》,组织讨论,董事长审批。

4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册,企业管理部组织讨论,总经理审批。

4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件,由部门领导审核,经相关部门会签,公司分管领导审批。

4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件,由主管经理审核,分公司经理审批。

4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

4.1.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

4.1.7电子文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。

4.2 文件的接收和发放

4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑,并与互联网连接,设置一个固定的邮箱地址或qq号码,向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或qq号码,文件发放均以该邮箱地址为收件人,分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址,并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员,每天必须查看邮箱,在5日内完成文件的传递工作。

4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放,并向公司相关领导发放一份纸质文件。

4.2.5日常通知类文件可在e四建网页上公布,对需要在网上发布的文件,经分管领导审批后,由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布,网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门,防止没有接到通知延误工作。

4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件,以邮件形式发放,或在e四建网页上设置公司内部文件平台,设置密码,只有公司内部人员方可登陆。

4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后,文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅,如需传阅或转发,批注传阅或发放范围,传阅人员签注姓名和时间,转发的文件填写《文件发放记录》。

4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围,文件管理员以发放组群形式发放,做好《文件发放记录》,收到电子邮件后,接收方要进行回复确认,发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

4.2.10分公司接到电子文件后,及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门(科室)填写《文件发放记录》,接收人签字。

4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载,复制到本地电脑专项文件夹中,建立《文件接收记录》方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪,确保使用文件处获得有效版本。

4.2.12企业管理手册分为受控和非受控,提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理,提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位,都应得到或学习适用文件。

4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容,并做好会议纪要。

4.3文件的评审

4.3.1在管理评审输入资料中,各职能部门对主管的文件提出评审意见。

4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审,需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

4.4文件的修订、更新、作废

4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时,重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位,经审批后,标明原文件作废或修订状态,进行发放。

4.4.2 对文本文件修改时,填写《文件更改通知单》,经审批后按照原文件发放范围发放。

4.4.3当文件修订或更新时,及时进行发放管理,通知原文件管理员更换原有文件。

4.4.4 文件作废时,在纸张文件上注明'作废',作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出,在文件接收记录中标识作废。

4.5 文件的存档

4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件,人事任免文件打印5份纸质文件,分别由人力资源部留一份,个人档案装一份,用人单位存一份,办公室留存两份。

4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件,进行传阅、学习并存档。

4.6网页的维护

4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护,确保网络畅通。

4.6.2企业管理部积极宣传公司网站,在各种杂志、文件中体现公司网址。

4.7文件的编号和排版

4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建×字[××××]××号)

4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建函[××××]××号)

4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

4.7.5各部门编制的电子版文件按附录要求格式设置。

4.7.6分公司文件编号采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部门报刊、信件由专人领取分发。凡属领导亲启的函件,要交领导拆封。其它行政信函由公司办公室主任或秘书拆封,对外来已拆封的文件拒绝签收。

4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送,立即处理,不得积压拖延时间。做到登记清楚,不丢失,不拆封,收件人必须有签字。对带有编号的外来件,收发登记后再予分发。

4.8.3凡以企业名义发出的文件,要按文稿格式拟稿。经分管领导审查同意签字后,由办公室主任核稿登记打印,核准无误后方准发出。

4.8.4文件起草部门、分公司、项目部均要留存各种文件审批底稿,并报办公室留存盖章后正式文稿一份。

4.8.5除中心组学习及党政联席会会议等重要会议的纪要外,其它会议纪要以电子版文件形式下发,由文件起草部门按照公司企业管理部公布的各部门、各单位邮件地址发放,在公司大屏幕滚动通知文件管理员通过电子邮箱查阅、传递,各单位或各部门收到文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

4.8.6除存档的纸张文件外,均应使用已单面使用过的废弃纸张,包括呈送公司相关领导的纸质文件。

4.8.7公司、分公司、项目部对接收到的建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理,并及时向相关部门传递信息。

4.8.8所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、请假人及缺席情况,要写明会议主要内容及会议安排事项。

4.8.9所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编制日期的内容。

5.记录

5.1 文件接收记录

5.2 文件发放记录

5.3 文件传阅处理单

5.4 文件更改通知单

6.流程图

第5篇 物业管理公司文件管理制度9

物业管理公司文件管理制度(九)

1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单,送综合部经理审阅后,再送公司领导批阅。

2、经公司领导批阅的文件,综合部要及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。

3、各部门接文件后,要当日阅办,并根据领导批示及文件要求,主动办理。属于各部门联合承办的,主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合。

4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。

5、各部门在文件承办后,要将办理结果写在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间或字号,将文件退交公司综合部,立卷、归档。

6、上级下达的业务性文件,承办单位办完后,需要留存的,公司综合部经理签批后可以复印留用。

7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件,均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办。

第6篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条 公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条 文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；

2、各种专业例会记录；

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

4、有保存价值的客户资料及处理结果；

5、企业日志和大事记。

第十条 立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条 本制度解释权归行政部。

第十三条 本制度自公布之日起执行。

公司文件管理制度（二）

（一）总则

第一条 减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

（二）收文的管理

第四条 公文的签收

1、凡来厂公文件（除厂领导订的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲文件，厂领导封後，也应分别交两办办理正常手续。

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

3、加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文的管理

第八条 发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群团体文件由党委批转。

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

第九条 发文的范围：

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党委、厂部下发文件主要用於：

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4、在工厂日常生、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

（四）发文程式与要求

第十条 发文程式规定：

1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、业务科室，各群团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件的销毁

第十七条 对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度（三）

第一章 总则

第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文书档案立卷归档方法

第一节 文件资料的收集管理

第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。

第七条 各系统、部门档案员的职责：

（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节 归档范围

第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十三条 信访工作资料。

第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。

第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。

第三节 平时归卷

第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。

第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的'案卷类目'。'案卷类目'的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。

第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照'案卷类目'条款，放入平时保存文件卷夹内'对号入座'，并在文件处理登记薄上注明。

第四节 立卷

第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第7篇 建设集团公司公文事务性文件管理制度

建设集团公司公文及事务性文件管理制度

1.目的

为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司全体员工。

3.术语和定义

3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

3.2.公文的种类中要有:

3.2.1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:

3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

3.2.5.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况。

3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。

3.2.7.请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。

3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

4.制度内容

4.1.公文相关工作要求

4.1.1.拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签;

4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。

代字:发文单位,由'浙中建'表示;

年份应标全称,用小括号'[]'括入;

序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加'第'字;

编号示例:'浙中建[2022]第1号';(即浙江**建设集团有限公司2023年所发的第一份公文);

公文编号由行政人事部指定专人进行记录;

4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;

4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案;

4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记;

4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;

4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

4.2.事务性文件工作要求

4.2.1.文件编制格式

4.2.1.1.正式发布的文件必须编制'文件编号'、'文件主题(或文件名称)'和'页码',以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用'第 页 共 页'的形式标识;

4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件《公司事务性文件模板》,同一类文件的编制格式应保持一致;

4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合,连续编号:

一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;

公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;

部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改;

文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用'qt'表示'其他'类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设,文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;

年度编号以4位阿拉伯数字表示;

每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示,第一次发布时用'1'表示,当有修改第二次发布时用'2'表示,版本标识时数字要连续,不得断开使用);

编号举例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今年发出的第2份通知;

4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,如果要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。

5.文件种类及代码

文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码

章程zc决议jy方案fa计划jh

议案ya制度zd批复pf申请sq

流程lc合同ht通告tg报表bb

工作联系单l*d通知tz总结zj日报rb

备忘录bwl会议纪要hyjy信函*h周报zb1

传真cz报告bg决定jd月报yb

指示zs请示qs招标zb其他qt

说明:不在上述范畴的文件统一归入'qt'其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,需要增设时由行政人事部制定。

6. 公司目前以表单式管理为主,简单、明了、易懂,增设的表单详见附件。

附件1:表22 对外传真表

附件2:表23 公司事务性文件模板表

附件3:表24工作联系表

附件4:表25市场营销人员工作月报表

浙江**建设集团有限公司

二零一五年二月十二日

第8篇 某物业公司文件档案管理制度格式怎样的

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第9篇 z物业公司文件资料管理制度

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3、职责

3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文: 1

b)未被质量体系引用的外来文件: 2

c)与服务过程无关的合同协议: 3

d)未被质量体系引用的法律法规: 4

e)行业标准性文件: 5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

*-*.*-**

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5 文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。

5.7 文件的复制、破损和丢失

5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

5.8 文件、资料的更新

文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

5.9 文件的作废与销毁

5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

6、使用的记录表格

序号

名称

编号

存放地点

存放时间

1

[印制文件登记表]

qr―wd01―02―01

办公室

一年

2

[存档备案资料目录]

qr―wd01―02―02

办公室

长期

3

[文件分发登记表]

qr―wd01―02―03

办公室

一年

4

[文件、资料借阅登记表]

qr―wd01―02―04

办公室

一年

5

[文件复印登记表]

qr―wd01―02―05

办公室

一年

6

[文件补发申请表]

qr―wd01―02―06

办公室

一年

7

[作废、销毁文件登记表]

qr―wd01―02―07

办公室

一年

起草人: 审核人: 审批人:

日期: 日期: 日期:

第10篇 物业管理公司文件管理制度-6

物业管理公司文件管理制度6

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用'请示'。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。

六、批复。答复请示事项用'批复'。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①'***发'、②'***人发'、③'***客发'。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

'***发'用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;'***人发'、'***客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以'***发'的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。

七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《***公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第11篇 某公司文件和档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

第12篇 物业管理公司文件管理制度怎么写

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用'请示'。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。

六、批复。

答复请示事项用'批复'。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①'发'、②'人发'、③'客发'。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

'发'用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以'发'的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。

七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。