来人单位、职务、姓名三样东西,挑最硬的写,别堆头衔。领导来了就写姓氏加职务,比如张厅长;专家来了写专业领域加职称,比如材料学教授李明;外宾写国别加身份,比如德国环保署官员。职务名称用全称但砍掉修饰词,像“副处级调研员”直接写“副处长”。名字只留一个,带姓不带名,除非对方特别强调。来人多就列表,一行一人,别整段铺开。