适用场景:上市公司财务自查整改、证监局检查问题整改
内容看点:提升财务合规水平、强化内部管理控制
行文逻辑:开展自查→分析问题→制定整改→落实执行→建立机制
公司根据贵局下发的[20xx]139号《关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知》(以下简称《通知》)要求,以及《调查问卷》、《常见问题》中对相关具体问题的描述,我司20xx年11月20日前开展了第一阶段的自查工作,认真分析了自查中发现的问题,确定了具体整改期限,明确整改责任人,对深圳证监局走访过程中提出的问题,我们已严格按照要求整改。在对相关问题整改中我们咨询了公司外聘会计师事务所的意见、建议。本次整改以会议、邮件、现场检查等形式督促、跟进整改进度,落实整改情况。
二、自查发现的问题及整改情况
根据《通知》的目标和要求,各公司的财务会计基础工作应达到以下要求:
(一)各公司应当建立符合规定和适应公司自身发展的财务管理组织架构,做到岗位职责清晰,授权明确合理,不相容职务相互分离,相互制约;财务会计人员具备相关专业知识和专业技能,具备会计从业资格;公司对财务会计人员后续教育有制度性安排。
(二)各公司应当根据相关法律法规的规定,建立健全符合公司
自身经营特点的财务管理和会计核算制度体系并不断予以完善,明确制度的制定和修订流程以及应当履行的决策程序。制度中应包含责任追究条款,对需要进行责任追究的范围、责任认定的具体标准、处罚措施以及责任追究机构和程序等做出明确的规定,责任追究应与绩效考核挂钩。
各公司应当建立财务会计相关负责人管理制度,对财务负责人和会计机构负责人的任职条件、职责、权限、考核等做出规定。财务会计相关负责人管理制度应经公司董事会审议批准。
(三)各公司应加强财务信息系统的建设和管理,保证财务信息系统的独立性,不得与控股股东、实际控制人共用财务信息系统,也不得向控股股东、实际控制人提供任何能够查询、修改公司财务信息系统的权限;公司的财务信息系统应当符合会计电算化相关规定的要求,满足公司的实际需要;公司应加强对财务信息系统用户及其权限的管理。
(四)各公司应当加强会计核算基础工作的规范性,凭证填制符合要求,会计档案归档及时、保管安全;应当切实提高会计核算和财务信息披露水平,能独立编制合并财务报表和报表附注;应当根据《企业会计准则》及相关规定,合公司所处行业特征和自身生产经营特点,制定明确、恰当的会计政策,并在财务报表附注中详细披露,不得以《企业会计准则》中的原则性规定代替公司的会计政策。
根据上述通知要求(一),我们在自查中依托财务管理组织架构,明确了各岗位职责、优化了工作流程,根据各岗位业务变化,及时进行了修订更新;对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,了解会计人员是否具备从业资格;在20xx年12月份公司组织安排了“财务部门20xx年度教育训练计划”。
根据上述通知要求(二),自查中公司根据《深圳证券交易所股票上市规则》、《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司章程的规定,具体制定了公司内部相关制度、具体业务实施细则,如:《财务负责人制度》等。此次整改中又补充完善了《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等制度。
根据上述通知要求(三),自查中公司规模急速发展,经营模式的不断创新,流程操作更新加快,在财务信息系统方面已加强建设和管理,公司ERP系统已升级至用友8、9、0版本,人员操作权限由信息部严格控制,职责分明。为适应公司发展需要,公司已增加了费用预算模块,采用用友软件中的集团预算应用模式,包括深圳、苏州、南昌的预算与业务报销都使用了该模式进行管理,从预算管理设定、预算表的编制、预算的控制与分析,以及日常报销的业务均按照集团模式统一进行。这种模式有利于集团的集中管控,并能够独立部署预算与报销的IT系统,利于进行日常维护和风险的管理。合同管理模块,主要为设备、工程、维修、租赁等大型资产合同从签订到付款等全部流程都在ERP系统中管理,固定资产请购单采用系统打印代替手工单据,极大方便了公司资产合同的管理。网上报销、委外加工、人力资源工资系统、供应商管理平台等模块,这些模块已陆续投入使用。
根据上述通知要求(四),自查中公司进一步强调凭证填制规范要求,摘要简明清晰、科目使用规范、合理,会计档案及时归档、保管,制定了《会计档案管理办法》,并已遵照执行。根据《企业会计准则》及相关规定,制定了具体明确的适合公司生产经营特点的记账基础和记量属性、外币业务核算方法、收入确认原则、存货核算方法等相关会计政策、会计估计、会计差错更正方法。
针对在自查中发现问题及具体整改情况如下:
1、财务人员和机构设置基本情况
存在的"问题:财务部分人员暂未取得会计从业资格证。
整改措施:根据《会计法》、《深圳市会计条例》中对会计人员资格的相关规定,按照《深圳市会计条例》中第十条:“取得会计从业资格证书的人员,方可从事会计工作”要求,公司对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,审查各会计人员的从业资格,通知未取得会计证人员在最近一个周期考取,人事部门将此作为后续财务人员招聘录用条件之一。
整改果:未取得会计证人员将在20xx年6月份深圳财政局会计证资格考试报名期间内考取,12月参加财会电算化考试,预计年底可取得会计从业资格证书。
2、会计核算基础工作规范性情况
存在的问题:对合并范围往来定期对账,每月一次明细账核对,只是核对正确,未对果签字确认。
整改措施:进一步明确、规范各会计人员岗位职责,完善各往来对账手续,从此次财务会计基础工作自查之日起销售会计已按月及时与苏州、南昌子公司往来对账,在次月13号前完成对账工作,由双方签章确认,现已遵照执行。
整改果:从20xx年11月起销售会计已对内部往来对账双方签章确认,后续持续监督执行。
3、资金管理和控制情况
存在问题:
(1)、出纳人员获取部分银行未实施快递派送的银行对帐单;(2)、部分银行存款余额调节表未复核。
整改措施:
(1)、明确出纳岗位工作职责,加强出纳工作管理,更换由其他会计人员从银行索取银行对帐单,做到相互牵制,明确责任;
(2)、监督检查银行存款余额调节表签批手续完整,并且指定专人复核,在每一账户银行存款余额调节表完成后,对银行存款余额调节表统一填制汇总表,核对银行存款明细科目,以防相关表档遗漏。
整改果:
(1)、出纳人员从银行获取银行对账单,已整改安排由财务部会计人员从银行索取银行对帐单。
(2)、部分银行存款余额调节表未有专人复核,已整改由资金部负责人复核,并且签名确认。
4、企业财务管理制度建设和执行情况
存在问题:公司财务制度体系建设不完善,相关制度没有更新,存在部分已在执行的工作流程,没有形成书面制度文件。
整改措施:公司依据企业会计制度,企业会计准则,企业内部控制基本规范等相关法律法规,合公司业务特点,完善相关财务管理制度,并将已经实际执行的制度书面固化。根据公司业务发展变化,及时修订更新相关制度。
整改果:现已补充部分制度:如《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等。后续据实补充修订,进一步完善公司制度建设,并严格遵照执行。
5、母公司对子公司财务管理和控制情况
存在问题:公司对子公司的资金情况进行不定期的财务、审计专项检查,财务、审计检查资料尚未形成明确、固定的制度控制。
整改措施:发布公司相关审计、财务检查工作规范制度,后续对子公司检查果形成书面报告材料。对子公司财务人员的录用、晋升、调动均通过母公司集团财务中心审核,报母公司总经理批准后执行。子公司经营支出须经母公司进行审批。由子公司填写申请审批后转深圳财务中心进行审批,最后经董事长批准。母公司资金部负责人对子公司日常资金进行监控及管理,子公司每日发银行、现金日报表到母公司资金部负责人,负责人根据资金申请情况邮件指令补充收付款所需资金。
整改果:公司制定发布《内部审计制度》,对子公司专项检查果出具了书面的内部审计、检查报告材料。通过整改,进一步加强巡检工作管理,规范人员招聘流程、切实履行好资金审批权限,不断提升财务、审计检查工作效率,保证公司资产安全。
三、证监局走访提出问题及整改情况
深圳证监局于20xx年12月份对我公司现场走访检查了有关财务制度、资金管理、财务核算、内部控制、信息系统等相关方面问题,针对证监局提出的问题,我公司按照要求已全部整改并取得良好的效果,现就整改情况报告如下:
1、关于票据管理问题
存在问题:支票管理登记、领用记录不齐全、规范。只有领用记录,未有登记购买记录。
整改措施:建立票据管理登记台账,严格登记购买支票日期、数量及支票号码、签收人、单位等票据信息。
整改果:票据管理在整改中已按要求改正。严格票据管理,完善了台账登记内容,并遵照执行。
2、现金日记账、银行日记账登记问题
存在问题:缺少手工登记现金日记账、银行存款日记账。
整改措施:专项活动自查开展时,即已安排出纳补录现金、银行存款日记账,贵局在走访过程中已补录了大部分月份日记账。
整改果:手工现金、银行存款日记账现已按要求补录完毕,后续出纳严格按照要求及时登记、日清月。
3、关联方、董高监日常出差报销用借款问题
存在问题:存在关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管在公司有临时借款,此借款全部为日常出差用的临时借款。
整改措施:公司已通知要求有在公司借款的关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管立即归还所借日常未报销完款项。公司发布了《防范大股东及关联方资金占用专项制度》,并且已遵照执行。
整改果:经过整改公司在20xx年12月31日前所有关联方、董高监在公司的日常出差部分借款已报销,未报销借款部分已全部归还公司。
四、持续完善事项的长效机制和责任人
通过此次会计基础工作专项自查整改活动,我公司根据相关法律法规的规定合公司自身的实际财务管理情况及时修订和完善财务会计流程体系,建立了财务会计基础工作规范化的长效机制。对公司存在的问题进行了深刻剖析和反思,并进行了认真整改,进一步提高我公司财务会计管理工作。今后我们将不断学习有关法律、法规和规章制度,加强与监管部门的联系,不断提高依法规范运作的水平。
适用场景:企业审计制度建设、审计人员培训安排
内容看点:提升审计质量方法、规范审计流程要点
行文逻辑:明确方向→突出重点→实现到位→做好重点→强化内控
一、围绕一个中心,明确方向,体现价值
紧紧围绕公司发展的战略目标,以经济效益为中心,确保国有资产的保值增值。当前的宏观经济形式严峻、复杂、多变,对公司既是挑战,也是机遇。时代的发展就像高速行进的列车,如果我们驻足停留,很快就会被远远的抛弃,所以应当去迎接这个挑战,抓住这个机遇,在反腐倡廉的大气候下,在公司着力打造××的时机,明确审计工作开展的方向,充分发挥审计的先锋作用,使审计工作能够切实为公司的发展保驾护航。
二、突出三个重点,集中力量,攻坚克难
坚持“全面审计,突出重点”的方针,将有限的力量集中,把审计工作的重心有针对性的放在容易出现问题的财务环节、重点项目和一些容易对公司造成严重影响、重大损失的位置。
1.对容易出错的财务环节精查细审,决不疏漏。以预算执行审计为基础,全面提高财务审计宏观效果为目标。重点围绕推进财务部门依法理财,规范预算管理,提高预算透明度和约束力,以促进财务资金使用效益为目标,以财务资金真实性、合法性和效益性为重点,切实加大预算执行的审计力度。在审计过程中做到全面和重点相结合,精查和细问相辅助,既要对各分、子公司,控股公司全面审计,又要对重点项目进行有针对性的重点审计,既有审计的速度,又有审计的质量。通过审计,实现全面掌握资金运行规律和资金管理松紧度,促进增收节支,规范财务行为。
2.以重大建设项目审计为切入点,进一步深化固定资产投资审计和工程竣工决算审计,对项目工程的全过程进行跟踪审计。重点做好××××项目等的跟踪审计,查找工程造价管理中存在的问题和不足,做到“超前预防”,“事中监督”和“事毕评价”,确保工程建设的资金安全和规范运作。认真总结前一阶段全过程跟踪审计的经验,完善优化方案,从工程概预算、结算、竣工决算三个方面着手,进一步明确工作重点和审计内容,加强跟踪审计的科学性、规范性,遵循“一审、二帮、三促进”的作用,帮助被审计单位建立起科学高效的管理制度,确保工程项目健康、快速推进。
3.注重任期经济责任审计和资产经营责任审计。领导任期的经济责任和资产经营责任出现了问题,往往能够给公司造成严重的影响和重大的损失,应当给予高度重视。根据集团公司和煤业公司内部管理要求,将干部的经济责任审计和任期资产经营审计结合起来,每年审计其经济责任的完成情况,以正确评价企业领导人的经济责任;在坚持对财务收支的合法性、真实性进行监督的同时,核实企业完成年度资产经营责任考核指标的真实性和完整性。
三、实现三个到位,把审计工作做到实处
1.做到宏观建议谋到位。充分发挥审计工作涉及领域广,技术专业强的优势,及时向公司领导提交审计报告,提高审计报告信息的准确性、科学性、建议性,为公司领导的宏观管理决策提供科学、准确的信息,帮助企业规避经营风险,促进企业加强和改善经营管理。
2.做到重大违纪查到位。以提高审计人员业务素质为基础,不断改进审计方法和审计手段,侧重从大额支出、隐形收入、建设项目等多角度查处各类由于决策失误、管理不善造成的严重损失和违纪行为。既要把违纪行为查清楚,又要把违纪事实查明白,做到没有死角,没有遗漏。
3.做到增收节支促到位。促进增收节支,规避经营风险是审计工作的重要目标。要通过审计工作,保障经济效益,实现增收节支,不出现审计效果不明显,审计工作不到位,越审越亏、越审越难的现象。提高资金审减率,节约审计资金。
四、做好五项重点工作,全面提高审计水平
1.完善审计制度,规范审计行为。审计制度的完善是一个动态的、随着集团公司制度的变化和煤业本部公司的发展需要,不断修改、补充的过程。完善规章制度,以便做到有章可依,有据可循,按制度办事。完善制度首先是‘完’,根据财务行为中已经出现或者将会出现的新问题,项目前期建设概预算和竣工决算以及专项审计这些薄弱环节,领会集团公司会议精神,结合煤业公司现有情况对制度进行补充、添加以达到完备;其次是‘善’,善理解起来应当是高明、工巧和易辨认的意思。所以要对现有的制度依据等法律、规定的变动去不断的修缮、简洁和精炼,根据工程项目推进所出现的问题以及构建加强公司内控体系的需要去修改和规范,以臻完善。
2.加强队伍建设,坚持以人为本的理念。审计队伍的建设,应当分为两个方面,一是对公司本部,一是对各分公司。根据集团公司对投资项目加强审计监管的要求,应在各分公司建立审计机构,配备审计人员。定期开展审计培训,组织分公司相关财务人员参加,并组织讨论,了解情况,解决问题。在本部机关,选拔专业技术强、业务水平高、职业操守好的人员补充审计队伍。采取“全员培训,重点培养”的措施,坚持理论学习和实践运用相结合,在继续开展专业培训和经验交流的同时,通过项目审计示范,以审代培,提高审计人员实践能力和专业素质;组织审计人员参加政治理论、法律知识的学习,加强对审计人员的反腐教育和廉政建设,做到守审有责、为审清廉,树立良好的审计和反腐倡廉示范形象。超级秘书网
3.加大审计力度,注重审计质量。审计质量是审计工作的生命线,以提高审计规范化水平为基础,提高先进审计方法运用水平为突破口,以促进审计宏观作用发挥为目标,严格落实审计署5、6号令,从规范审计作业行为入手,确保审计事实清楚明白、证据可靠充分、定性恰当合法、结果客观公正。对于审计中发现的带有普遍性、倾向性的问题,要站在高处,从集团公司整体效益大化的高度,发现问题,思考问题,分析问题。从宏观角度提出解决问题的意见和建议,增强审计工作服务职能的超前性和时效性。
4.明确审计的职责和权限,规范审计程序。把审计作为一种手段,而不是终目的,剖析公司审计工作的薄弱点、关键点和结合点,将公司监察审计部现有人员编制落实到位,明确任务,细化分工,责任到人,在权限范围内履行职责,确保审计工作取得实效。严格按照审计程序开展审计工作,及时撰写审计报告,并定期检查审计意见的执行结果。
5.强化内部控制,建立适应公司发展要求的内部控制评价体系,积极推行内部控制评价审计。关注企业内部控制体系的评审,发挥好内部控制体系的作用是公司长期发展和盈利水平提高的客观需要。积极开展审计风险评估课题研究,成立审计风险评估课题组,通过对审计的程序、质量和方法进行评审,以内部审计促进内部控制,以内部控制指导内部审计,保证企业健康、高效、可持续发展,争取工作的新突破,谋求公司的新跨越,创造业绩的新辉煌。
适用场景:上市公司财务自查整改、专项活动组织执行
内容看点:财务规范操作指南、企业内控优化方案
行文逻辑:制定方案→开展自查→发现问题→提出整改
一、专项活动组织与开展情况
根据深圳证监局深证局发[20xx]109 号《关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知》文件的要求,并以本公司于20xx年x 月x日制定了《财务会计基础工作专项活动的工作方案》为指导,本公司于x月x日至x月x日对公司财务会计基础建设情况进行了全面自查,发现了公司存在的问题,并对问题提出整改措施,同时设定了整改时间和整改责任人。
二、自查的内容与方法
本次专项活动是根据《深圳证券交易所创业版股票上市规则》、《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《企业内部控制基本规范》等相关规定,整个自查的内容主要包括岗位设置、科目设置、单位相关财务制度设计、外来发票的规范、自制凭证的规范、会计摘要的规范、会计凭证的填制、会计业务的规范、各项资产的盘点、应收账款的核对、账龄分析、凭证的装订、账表的处理等。自查的方法包括实地检查和穿行测试相结合等方法。
三、自查发现的问题
通过对照《深圳辖区上市公司财务会计基础工作调查问卷》和《深圳辖区上市公司财务会计基础工作存在的常见问题》经过全面自查,现将自查情况逐项列示如下:
1、财务人员和机构设置基本情况
1.1 主管会计工作负责人及会计机构负责人情况
自查中发现公司总经理兼任主管会计工作负责人的工作,因总经理负责整个公司的全面经营管理,时间精力有限,且受财务会计专业技能限制,公司拟变更主管会计工作负责人及会计机构负责人,变更后总经理不再兼任主管会计工作负责人,由原会计机构负责人变更为主管会计工作负责人,由财务部财务经理担任会计机构负责人。因财务部财务经理目前还在试用阶段,待试用期结束后由财务部与人事行政部门进行综合考核符合任职条件后,由财务部提交申请,公司总经理批复报董事会审议通过。此事项在整改期结束之前 (20xx年10 月31 日)变更完成。
1.2 会计人员岗位设置情况
自查中发现,公司财务部共计设置六名财务人员,设财务总监一名,财务经理一名,会计三名,出纳一名,所有财务人员均有《会计从业资格证》,并具备相应的必要的专业知识和专业技能。公司于20xx年10 月制定会计人员的工作岗位定期轮换制度,未发现有不规范事项。
1.3 会计人员专业培训情况
自查中发现公司会计人员有定期和不定期参加新会计准则、所得税汇算清缴、软件企业税收优惠政策、扶持企业优惠政策、研发费用加计扣除等外部和内部的相关专题的培训和讲座;20xx年企业所得税汇算清缴培训,外培3 小时,税务会计梁秀妮和财务总监黎燕红参加;20xx年软件企业税收优惠政策培训,外培2.5小时,税务会计梁秀妮和财务总监黎燕红参加;20xx年企业所得税汇算清缴注意事项培训,外培3 小时,总账会计黄杨梅参加;20xx年深圳市扶持企业优惠政策讲座,外培 3 小时,总账会计黄杨梅和财务总监黎燕红参加;20xx年研发费用加计扣除事项专项培训,外培2.5 小时,税务会计梁秀妮参加;20xx年4月公司全体财务人员黎燕红、梁秀妮、黄杨梅、朱丹平、徐卓峙、刘飞华参加财务会计基础工作规范企业内部培训,内培4小时;公司制定《员工培训管理办法》,财务部会计人员遵照执行,公司对会计人员年审费用予以报销。未发现有不规范事项。
2、会计核算基础工作规范性情况
2.1 会计凭证编制及管理情况
自查中发现记账凭证所附原始凭证单据齐全,会计凭证单独按月装订,采购业务记账凭证后附付款申请单,合同,发票,采购订单,入库单,银行付款单,所附原始单据齐全。销售业务记账凭证后附发票和销售汇总表,公司非经营性资金往来事项记账凭证后附付款申请单和银行付款单,非经营性资金往来基本都是与全资子公司发生,全资子公司的资金账户和账务处理均由公司管理。记账凭证有记账人员,会计机构负责人,出纳(收款和付款凭证),复核人签名。原始凭证一个月装订一次,按年按月顺序排列放到柜子里,由会计专人保管。总账和明细账一年打印一次,由总账会计和会计机构负责人签字。无不规范事项。
2.2 记账基础工作情况
自查中发现,公司出纳付款或者收款后取得银行支付凭证或者收款凭证及时进行登记、销售收入是在每个月系统统计并确认后进行集中入账、采购应付款是在验收入库手续和单据齐全后入账,会计凭证摘要能清楚反映经济业务,除部分重分类调整分录外,会计师要求的审计调整均全部入账。未发现不规范事项。
2.3 合并报表的编制及相关工作情况
自查中发现由公司总账会计专人负责并用手工编制合并报表和附注,会计机构负责人审核。按月编制合并报表,并在每个月结束后8个工作日内完成。不存在由年审会计师代为编制合并报表和附注的情况。对合并范围主体之间的往来由总账会计每个月定期对账,并由会计机构负责人对对账结果签字确认。因公司存货较小,主要是低值易耗品,且库存量和价值量均较小,财务部门与仓储部门每半年定期对账一次,并形成有对账相关人员签名的对账记录。未发现不规范事项。
3、资金管理和控制情况
3.1 管理制度和岗位设置情况
自查发现公司已经制定货币资金管理相关制度,公司财务部是货币资金管理部门,公司所有付款均经过由经办人申请、经办部门负责人确认、会计审核、财务经理复核、财务总监审核、总经理签批、出纳付款的程序进行。财务部负责资金管理业务,财务总监是资金管理负责人,负责确保资金安全有效、确保资金运作合法合规、做好资金筹划预算、审批银行开户申请、审核支付手续和方式等。资金管理负责人及出纳与控股股东、实际控制人和上市公司董事、监事、高管不构成亲属关系;资金的支付审批、复核与执行岗位分离,资金的保管、记录与盘点清查岗位分离,出纳没有兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。未发现不规范的事项。
3.2 付款审批控制情况
自查中发现资金支付尚未建立分级审批制度,执行中所有的资金支付均需要总经理、财务总监审批才能支付;付款申请单注明了款项用途,并附合同、发票、入库单或出库单、以及其他相关资料说明。公司对全资子公司借款,除履行一般付款申请程序外,还签订借款协议,公司暂未向其他非子公司借款。未发现不规范事项。
3.3 银行账户管理情况
自查中不存在公司以个人名义或其他单位名义开立银行账户的情况,由出纳赴银行获取银行对账单,同时公司指定总账会计专人每月核对并编制银行余额调节表,并由财务总监复核签名并留底。单位付款基本使用银行支付,出纳根据签批的付款申请单及附件办理付款手续。收款和付款记账凭证均有出纳人员签名或者盖章。
公司为加强对银行对账单的稽核和管理,根据企业内部控制指引有关资金的相关要求公司拟对“由出纳赴银行获取银行对账单”进行整改,改由其他财务人员赴银行获取对账单。
3.4现金和票据的管理情况
自查中发现已经建立定期的`现金盘点制度;制度规定公司的库存现金限额为5万元。日常使用的票据种类为支票,并设置票据登记薄,对票据购买、领用、注销进行记录,作废票据没有销毁,不存在加盖公司公章或财务专用章的空白票据。不存在现金坐支现象,出纳每日对现金进行盘点,总账会计不定期抽盘和每月末盘点,并出具盘点表。未发现不规范事项。
3.5 财务印鉴保管情况
自查中发现财务专用章由出纳保管,法定代表人私章由财务总监保管,发票专用章由税务会计保管。自查中发现使用财务印鉴未形成登记记录。公司拟增加使用印鉴登记薄台账加强印鉴管理。
4、企业会计政策相关情况
4.1 财务管理制度体系基本情况
自查中发现,在公司财务管理制度下,公司建立了如下财务管理相关制度:费用报销制度、点卡管理制度、会计基础工作规范、采购库存管理流程、研发支出核算管理规定、固定资产管理办法、对外担保管理制度、对外投资管理制度、关联交易决策制度、募集资金管理办法、信息披露制度、现金盘点制度、预算管理制度等,最后一次修订时间在20xx年6 月。未发现不规范事项。
4.2 企业会计政策相关情况
自查中发现公司会计政策按照《企业会计准则》(xx)进行了修订,并经20xx年第一次临时股东大会审批。下属子公司的会计政策由母公司统一制定,并要求合并范围内各主体均采用与母公司一致的会计政策和会计估计。未发现不规范事项。
4.3 企业会计估计相关情况
自查中发现公司财务管理制度中已经对会计估计的变更做出了相关规定,会计估计变更事项需要履行公司董事会审批程序,财务管理制度规定需对公允价值变动收益进行检查,但未做出具体的流程和审批程序,公司目前不存在需要对公允价值变动收益进行检查的项目。财务管理制度规定需对预计负债进行检查,但未做出具体的确认流程和审批程序。
为加强和完善对财务管理制度的建设,公司对预计负债的确认、审批等相关的流程和审批程序作为整改事项,在整改期限结束之前(20xx年10月31日)制定出相关制度。
4.4 重大会计差错更正情况
自查中发现公司制定《年报信息披露重大差错责任追究制度》,当财务报告存在重大会计差错更正事项时,公司审计部应收集、汇总相关资料,调查责任原因,进行责任认定,并拟定处罚意见和整改措施。审计部形成书面材料详细说明会计差错的内容、会计差错的性质及产生原因、会计差错更正对公司财务状况和经营成果的影响及更正后的财务指标、会计师事务所重新审计的情况、重大差错责任认定的初步意见,之后提交董事会审计委员会审议,并抄报监事会。公司董事会对审计委员会的提议做出专门决议,独立董事发表独立意见;公司监事会切实履行监督职能,对董事会的决议提出专门意见并形成决议。公司最近三年未发生重大会计差错事项。未发现不规范事项。
4.5 资产减值测试管理情况
自查中发现公司财务管理制度对资产减值做了具体的检查要求,对应收款进行减值测试的方法是根据应收款客户合作现状、造成欠款原因、催款情况以及欠款时间进行测试,测试的频率为每个年度,因公司存货较少,主要是低值易耗品,且库存量和价值量均较小、购买时间短,基本未做存货减值测试。未发现不规范事项。
5、财务信息系统使用和控制情况
5.1 财务信息系统基本情况
5.2 财务信息系统应用情况
自查中发现当月会计凭证生成后,实行交叉审核,即制单人不能审核由自己所录入的会计凭证,需由不同的人员进行审核、记账。未发现不规范事项。
5.3 财务信息系统访问权限的控制
自查中发现财务人员根据职位类别及其他部门使用人,填写《财务信息系统权限申请单》,并经财务部门负责人审批后向it 系统申请对应的系统权限,除公司财务人员外,公司其他部门人员非经财务部门负责人审批许可不得使用财务软件。关联公司人员不得操作使用本公司的财务软件并进入查询本公司财务系统信息。未发现不规范事项。
6、母公司对子公司财务管理和控制情况
6.1 全面预算管理的执行情况
自查中发现母公司对子公司实行全面预算管理,原因是子公司为新设公司,公司的预算由运营中心负责编制,公司由总经理、运营中心、技术中心、研发中心、财务部组成预算管理委员会,但此小组不是正式机构,在制定预算或者修订预算时进行小组审核,公司运营中心负责参与预算的编制,具体编制程序为由运营中心产品部制定各产品经营预算,经与预算管理委员会讨论后交财务部汇总编制总体预算,审批程序为产品部经理提交、运营中心总监审核、研发中心总监确认、财务总监审核、总经理签批。在预算执行中涉及到调整预算的,需要同样的审批,审批流程与预算编制的审批流程一致。财务部负责对下属子公司预算完成情况进行考核。未发现不规范事项。
6.2 母公司对子公司的资金管理
自查中发现公司目前有三家全资子公司,其中一家深圳网页游戏子公司有少量业务,其余两家为苏州子公司,还未正式运营,全部子公司的账务及资金账户均由母公司财务部兼职管理。子公司开立银行账户须经母公司审批,从管理制度上公司不允许下属子公司之间发生日常经营业务以外的资金往来,子公司日常经营业务范围内的支出,均需要母公司审批,子公司向外提供借款、向外担保、向银行或其他单位融资均需要母公司审批。未发现不规范事项。
6.3 母公司对子公司财务人员的管理情况
自查中发现子公司目前没有全职财务人员,财务人员全部由母公司财务部财务人员兼任,由母公司进行统一管理。随着公司未来业务规模的扩大,公司会加强对子公司财务人员的配置,并实行有效监管,此事项作为公司的长效整改项目。
适用场景:证券监管合规检查、财务制度完善实施
内容看点:证券监管合规自查指南、财务制度优化实施方案
行文逻辑:制定自查方案→检查机构设置→核查制度执行→分析系统使用→总结问题整改
第一部分财务会计基础工作的自查情况
根据中国证券监督管理委员会深圳监管局20xx年4月6日下发的深证局
xx9号“关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知”(以下简称“专项活动的通知”)文件要求,公司成立了由总经理领导的财务会计基础工作自查专案小组,并于20xx年4月16日制订了工作方案,根据方案的安排,从4月末开始公司及主要控股子公司财务会计部内部开展了自查自纠工作,公司审计委员会对该次自查自纠工作进行了全面监督检查。在自查过程中,公司严格按照“专项活动的通知”中的要求,并逐项对照深圳证监局《关于深圳辖区上市公司财务会计会计基础工作常见问题的通报》深圳局发
45号文,检查公司是否存在相同或者相似的问题,对自查、检查中发现的问题和不足之处,及时纠正,需限时整改的,制定整改措施,落实责任,限期改正。现将公司财务会计基础工作自查情况报告如下:
一、财务会计机构设置和会计人员管理方面:
(一)公司财务会计机构设置
财务总监
会计经理
出纳专员
会计副理
各子公司财务部
出纳小组应收小组应付小组成本小组总账税务小组
公司认真执行《会计法》及相关法律法规的要求,结合自身业务开展的需求,合规合法设立了财务会计管理组织架构,科学合理配置会计岗位人员,建全了岗位监督机制,岗位设置符合相互制约的原则。公司设立内部审计部门直接对董事会负责,内部审计部门人员独立,能充分发挥其监督职能,不存在财务会计负责人同时担任审计委员会委员或担任监事会成员的情况。财务会计关键岗位人员与控股股东及其亲属、总经理等关键管理人员及其亲属无关联关系。不存在控股股东及其关联方妨碍会计人员对管理层经营行为履行会计监督职能的情况。公司财务会计部门及财务会计核算均具有较高的独立性。
(二)人员管理方面
公司根据《会计法》等相关法律法规的规定,制定了公司《财务会计制度》和《财务会计相关负责人管理制度》,对会计人员的任职条件、岗位职责、权限、考核及日常管理等均做了明确规定。经自查,公司会计人员具备良好的专业素质,会计人员除自身学习外,财务部每年定期组织的培训均在4次以上。下属子公司会计主管人员由母公司直接委派,实行统一管理,所有会计从业人员均取得了会计从业资格证书,会计机构负责人任职条件符合会计法中会计机构负责人须具备会计师以上专业技术职务资格或者从事会计工作三年以上的相关规定,熟悉《企业会计准则》及其相关规定,能独立编制合并财务会计报表和财务会计报表附注。公司财务会计负责人由专人担任,具备财务会计专业技能,作为公司高级管理人员列席董事会会议或参加经营班子会议,参与公司重大事项的审核并提出意见,能有效履行职责。
公司财务负责人持续关注公司关联交易的公允性。公司的关联交易是公司正常经营活动所需,它有利于公司的长远发展,不会影响公司的独立性及损害投资者的利益。各项关联交易均已经通过董事会和股东大会批准,并在公司年报、季报中进行明确、主动、及时的信息披露,不存在违规关联交易。会计工作从上到下实施了统一管理、指导、监督和检查;会计资料数据真实、准确、完整;会计人员变动、交接严格执行监督制度,移交清册,资料完整、齐备。
二、财务会计会计核算制度的制定和执行情况
公司一直严格按照企业会计准则等相关财务会计法律法规的要求,并结合公司自身情况,持续建立、健全公司财务会计会计核算制度,规范日常运作行为。在财务会计管理方面,公司先后制订了《年度预算编制及管理作业制度》、
《应收账款作业办法及补充作业规定》、《应付账款作业办法》、《税务作业制度》、《固定资产管理制度》、《客户信用管理及应收账款对账作业规定》、
《投资管理制度》、《对外担保管理办法》、《远期外汇交易内部控制制度》等一系列财务会计管理制度,形成了较为完善的财务会计核算制度体系,有力地保障了公司经营管理的正常化和决策的科学化;
在会计核算方面,公司根据企业会计准则及其相关规定并结合公司业务特点制定并及时修订了财务会计会计制度,对公司执行的会计政策和会计核算制度做了具体的规定,其中规定公司会计政策变更、重大会计差错更正和资产减值等重大事项应经董事会审议通过后方可生效实施,针对重大会计差错等事项公司还于20xx年3月9日召开董事会审议通过了《年报信息披露重大差错责任追究制度》,进一步规范了相关责任人的责任追究措施。经自查,公司的财务会计管理制度能基本得到有效的`执行,不存在诸如资金支付、计提减值准备、会计政策及会计估计变更事项未按照制度要求履行相应审批程?的情况。
三、财务会计信息系统使用和管理情况
公司上市以来,财务会计信息完整、真实、准确,财务会计机构独立,财务会计机构及财务会计人员与大股东、实际控制人分设,不存在与大股东、实际控制人使用同一财务会计信息系统或者与大股东、实际控制人的系统联网以及大股东、实际控制人拥有查询或者修改公司财务会计信息的权限等情形。
公司自成立以来一直采用金蝶财务会计软件作为财务会计信息系统,金蝶系统分为三大模块,总账模块、现金管理模块、固定资产模块,ERP模块则采用汉康ERP系统。为提高财务会计核算效率,实现日常业务处理基本自动化,减少手工核算业务量,公司投资1600多万元,于20xx年引进目前世界上先进软件之一的SAPERP系统,该系统是一个统一整合的企业资源计划系统,将资金流、信息流和物流三流合一,该系统涵盖了SD(销售与分销)、MM(物料管理)、PP
(生产计划与控制)、FI(财务会计会计)和CO(成本会计)五大模块,在SAP系统环境下各类业务核算由各个职能部门在系统中进行,主要表现在以下几个方面:
(一)材料核算业务;材料核算与物料控制管理系统整合,物料的收发将全部由物流部门在系统中操作而自动产生会计记账凭证,而无须会计人员进行材料的核算与成本归集计算;
(二)应收账款业务:应收账款与销售配送系统整合,工作重点将转移至对客户的管理、账龄分析、根据付款条件与信用策略由SAP系统自动进行催款管理,藉由SAP有效规范应收账款的管理;
(三)应付账款业务:应付账款与物料采购系统整合,工作重点将转移至对供货商的管理、账龄分析、根据付款条件进行付款管理,藉由SAP系统有效规范应付账款的管理,合理盘活营运资金;
(四)成本核算业务:成本控制管理与生产计划系统整合,成本的核算与归集将采用标准成本管理方法,在成品、半成品的生产过程中,藉由生产订单的成本归集,实时反映成本状况,做到事前计划,事中控制,事后分析;
(五)财务会计信息查询与分析:SAP系统提供穿透式查询功能,由会计凭证可以直接追踪到最原始的业务交易数据,提供财务会计人员对业务监控一个有效的工具。通过该系统的实施,基本实现了财务会计数据信息产出自动化,使手工核算业务量大大减少,业务部门、仓管部门、采购部门、生产部门和财务会计部门之间相互监督、相互制约,各类数据自动衔接,从而保证了财务会计信息的准确,完整。
目前SAP系统已在深圳信隆上线成功并投入使用,下属子公司太仓信隆也在加紧实施中。针对公司的财务会计信息系统,公司制订了《SAP系统运行规范》,对财务会计信息系统的权限管理与日常业务操作均做了详细规定,公司财务会计信息系统权限分配合理、规范,不存在权限授予超出其岗位职责,不相容的岗位权限未分离等情况,系统管-理-员岗位由公司资讯部门人员担任,独立于财务会计部门,负责用户岗位权限的设置与取消,对日常操作日志的监控和维护,对财务会计日常工作起到了有效的监督作用。公司不存在违反《会计法》、《会计电算化管理办法》等法规规定的情况。
四、会计核算基础工作规范性方面
公司严格按照《会计法》、《公司法》、《现金管理条例》等相关规定并结合自身情况制定了公司《会计核算制度》、《货币资金收支及账务处理规定》、
《公司印鉴管理办法》、《凭证装订及管理办法》等具体的会计核算及管理制度,并以此进行公司的财务收支、经营核算与档案管理。
(一)会计凭证的编制及管理方面。公司会计账凭证分现、银、转、记、付字五类管理,具体分工分别为:总账小组负责银字、转字凭证和少量记字凭证
(诸如费用的计提与摊销)的编制和管理、应收小组负责记字凭证的编制和管理、应付小组负责付字凭证的编制和管理、出纳小组负责现字凭证的编制与管理,下属子公司根据经济业务规模大小,适当减少凭证分类。会计主管人员负责对凭证的编制进行审核并定期或不定期对凭证的装订和管理进行检查,经自查,公司原始凭证齐全、规范,记账凭证编制规范。
(二)货币资金管理和控制方面。公司在《货币资金收支及账务处理规定》中制定了各项支出核决权限表,对公司分级审批程序和权限做了明确规定,财务人员除严格按照该制度的相关规定进行日常资金支付作业外,为加大控管力度,落实责任管理,公司还制定了《财务作业签核人员签名笔迹存档作业规定》,进一步明确了各分级审批权限的具体人员,保证了公司资金审批制度能得到有效执行。公司所有重大资金支出均有母公司统一管理,各下属子公司财务部门每天编制现金日报表传于公司财务负责人审核,不存在下属子公司的重大资金支出未提交母公司审批的情况。
公司制定了《货币资金收支及账务处理规定》,分别对现金、票据、银行存款的使用及日常管理作了具体的规定,公司现金每日盘点并存入保险柜,并于3日内存入银行,票据的开立、移转及保管由专人负责管理并建立了票据使用登记表,公司目前的库存备用现金限额按照日常3-5天的零星开支量设定为
22万,下属子公司根据业务规模大小设定的库存备用金限额分别为5000到xx
万不等,严格执行了《现金管理条例》中对公司现金支付及库存现金限额的规定,出纳人员严格按照规定进行现金收支作业,并及时将现金收入、支付录入财务会计信息系统,编制现金日记账,不存在现金坐支或“白条抵库”的情况,现金及票据管理规范,符合《现金管理条例》和公司制度的相关规定。
公司章程中规定,公司除法定的会计账册外,不另立会计账册。公司的资产,不得以任何个人名义存储。公司严格执行了上述规定,不存在公司资金以个人名义开立账户存储的情况。总账每月将银行对账单信息录入财务会计信息系统后予以装订备查,同时编制银行存款余额调节表交由财务主管审核,不存在长期未达账项,大额未达账项均做了及时调整。公司现金或银行存款做到日清月结,会计记录完整、真实。由于公司未开通网上银行管理服务,故不存在网上银行管理不规范的情况。
(三)存货管理方面。公司存货流转均受到SAPERP系统的严格控制,出入库单均由系统自动连续生成编号,公司厂内流转均有内部移转单加以控制,从而保证了单据传递的完整性、及时性。公司每月月末结束根据SAP系统结存金额组织存货盘点,由总经理室主持并与财务会计部门一起实施监盘,盘点内容包括公司月末所有的库存存货,对于存放地点在公司以外的,如委托加工的存货,公司派专人到对方单位盘点,盘点表内容包括品种、规格、数量、盘点数量、盘点人签字、监盘人签字等,盘点资料由总经理室收集整理后交财务部留存备查。盘点如有差异会形成盘点差异原因汇总表,由各部门主管签字确认后交由财务部门汇总,财务会计部门针对需进行调整的盘点差异根据公司制度交由相关主管确认后,进行账务调整。
(四)其他会计核算基础工作方面。财务会计部门能够切实的做好对账、记账工作。能及时与采购部门、销售部门和仓储部门等其他内部相关部门对账,及时与供应商和客户对账,形成对账记录并进行账务处理,期末不存在归属于本期但尚未入账的经济业务和事项。公司严格执行制定的《凭证装订及管理办法》和《公司印鉴管理办法》,会计档案装订、保管工作规范,财务印鉴由董事长指定专人管理,公司财务专用章与法人章实行了分开管理制度,订制印鉴需进行相应审批并进行备案,明确使用人及使用用途,责任到人,极大的降低了公司业务控管风险。审计调整事项均及时调整入账,不存在长期不入账,而导致账表不符的情况。
(五)相关制度的建立和完善。公司根据《企业会计准则》及其相关规定并结合自身情况,修订规范公司会计核算制度,其主要内容包括公司主要的会计政策、会计估计和常用会计科目的设置与使用等,对资产减值的测试与计提、合并财务会计报表等方面均作了具体的要求,公司及控股子公司日常经营核算严格按照该制度执行,不存在会计核算违反会计准则要求的情况。公司历年定期报告均能做到真实、及时、准确、完整,公司历年年度财务会计报告均被会计师事务所出具标准无保留意见审计报告。
第二部分财务会计基础工作自查发现的问题及整改计划
一、对财会人员专业培训投入不够。
公司每年均组织财务会计人员进行定期培训,但以往以财务会计部门内部培训为主,聘请外部专业人士或参加外部培训机构组织的培训次数或参加的财务会计人员人数较少,对财务会计人员的培训投入不够,财务会计人员的专业水平尚需持续加强。
整改计划:公司在以后年度加大对财务会计人员专业培训的投入,由财务会计相关负责人每年拟订《财务会计会计人员年度培训计划》呈总经理批准后实施。除组织财会人员参加每年一次的会计人员后续教育外,另外重要岗位的财务会计人员,公司每年至少组织一次外部培训机构组织的培训且培训时间不少于
12H,同时建议公司管理层加强财会人员激励机制,促进财会人员不断提升自身专业素质水平。
责任人:总经理、财务总监、财务会计部、管理部
整改时限:20xx年6月30日前,并长期坚持
二、《公司财务会计相关负责人管理制度》已拟定,正待董事会审议通过。
整改计划:公司总经理室已拟定了《深圳信隆实业股份有限公司财务会计相关负责人管理制度》草案,将提交公司最近一次召开的董事会审议并落实实施。
责任人:董事会秘书、董事会、监事会
整改时限:20xx年6月30日前
三、会计核算之存货成本及销售成本计价的问题基本整改完成。
公司存货成本由于公司产品品种繁多,分类较细,原先采用汉康ERP系统核算成本,由于软件自身的限制,无法准确核算出明细品种的实际成本,故一直采用期末盘点到扎的方法核算发出产品的成本,此情况业经中国证券监督管理委员会深圳证券监管局与20xx年12月16日下发的深证局发516号《限期整改通知》要求公司整改。
整改措施:20xx年末公司与东软股份有限公司签订合作协议,引进了SAP系统,
目前已逐步上线,随着SAP系统的逐步实施,发出产品的成本计算将从现在的期末盘点倒扎更改为移动加权平均。
整改执行情况:公司SAP系统涵盖了SD(销售与分销)、MM(物料管理)、PP(生产计划与控制)、FI(财务会计会计)和CO(成本会计)五大模块,自20xx年xx
月启动该项目以来,经过蓝图设计、系统配置、导入数据、运行测试等阶段,至
20xx年1月各模块均已上线成功,正式进行整体运行调试,至20xx年年末公司已基本达成整改效果,其中SD、MM、PP和FI四大模块已完成调试并投入使用,公司原材料发出已实现了移动加权平均,但由于CO模块集成了前4大模块,复杂程度以及要求各模块同步协调性较高,考虑谨慎性原则,公司需针对20xx年的产出数据进行详细测试,以保证数据的正确性,降低信息披露风险,故预计将于20xx年完成该模块的最终调试,20xx年1月正式采用移动加权方法核算发出产品成本。
责任者:财务总监、财务部、资讯中心、内审部、生产本部、产技部
四、对合并财务会计报表范围内各主体间的应收账款未计提坏账准备。
整改计划:公司立即修订会计核算制度,规定公司在年度末应对所有的应收款项按照既定的坏账计提政策计提坏账准备,公司及子公司均需严格遵照执行。
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