公司文件管理制度范例（十二篇）

发布时间：2024-11-25 热度：51

下载全文

公司文件管理制度范例

第1篇公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①“__ __ __ 发”、②“__ __ __ 人发”、③“__ __ __ 客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“__ __ __ 发”用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;“__ __ __ 人发”、“__ __ __ 客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以“__ __ __ 发”的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。第四节收文

一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六节发文

一、发文一律使用《__ __ __ 有限公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第2篇某物业公司文件档案管理制度格式怎样的

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第3篇房地产公司文件管理制度

房地产公司文件管理制度

(三)

(一) 总则为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

(二) 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

(三) 收文的管理

1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

(四) 发文的管理

1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

(五) 文件的立卷与归档

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;③经理办公室各种专业例会记录;④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第4篇公司文件及档案管理制度

公司文件及档案管理制度

(七) 第一章总则

第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范围

第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责

第六条管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;

三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;

五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交

第十条档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。

第十一条归档要求

一、归档专业技术要求

(一) 归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二) 归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三) 文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四) 声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、相关工作要求

(一) 如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;

(二) 原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三) 新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条档案立卷

一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;

二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。

第十三条档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。

二、公司内部移交要求:

(一) 行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二) 全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。

三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。

四、电子档案管理(略)第五章档案的利用

第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;

三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;

五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批,各档案室即可办理;

六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;

七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;

八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;

九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;

十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;

二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;

三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;

六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;

七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:

(一) 涉及公司商业机密;

(二) 涉及公司专利或技术秘密;

(三) 涉及公司员工个人隐私;

(四) 档案形成部门规定限制使用。

第十八条档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)第六章档案的保管和鉴定

第十九条档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;

二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;

三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;

四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。

第二十条档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一) 经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;

(二) 技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;

(三) 鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、档案销毁规定

(一) 经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;

(二) 销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;

(三) 档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定

第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。

第二十三条罚则

一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一) 档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;

(二) 未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;

(三) 未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四) 未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;

(五) 未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;

(六) 专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。

二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则

第二十四条本制度自印发之日起执行。附表:

一、《档案移交登记表》

二、《档案查询审批表》

三、《档案借阅审批表》

四、《公司密级事项划分表》

五、《档案材料归档数量统计表》

第5篇施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

为适应当前信息系统管理需要,充分节约纸张办公,公司文件采用e四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所,确保文件的适用性、有效性,防止失效或作废文件的使用。

2.适用范围

适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。

3.职责

3.1董事长负责批准企业综合管理手册。

3.2总经理负责批准各系统管理分手册。

3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批,管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。

3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理,负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。

3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写,组织文件接口讨论,负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作;定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性,负责e四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。

3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档,并组织实施与管理。

3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求,尽量在网络中查找,并下载,由企业管理部上传到e四建网站,资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。

3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理;

3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址,并及时将文件传递到文件的使用场所。

3.10 项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。

4.工作程序

编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废

4.1 文件编制、审核和审批

4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》,组织讨论,董事长审批。

4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册,企业管理部组织讨论,总经理审批。

4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件,由部门领导审核,经相关部门会签,公司分管领导审批。

4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件,由主管经理审核,分公司经理审批。

4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。

4.1.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。

4.1.7电子文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。

4.2 文件的接收和发放

4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑,并与互联网连接,设置一个固定的邮箱地址或qq号码,向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。

4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或qq号码,文件发放均以该邮箱地址为收件人,分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址,并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。

4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员,每天必须查看邮箱,在5日内完成文件的传递工作。

4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放,并向公司相关领导发放一份纸质文件。

4.2.5日常通知类文件可在e四建网页上公布,对需要在网上发布的文件,经分管领导审批后,由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布,网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门,防止没有接到通知延误工作。

4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件,以邮件形式发放,或在e四建网页上设置公司内部文件平台,设置密码,只有公司内部人员方可登陆。

4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后,文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅,如需传阅或转发,批注传阅或发放范围,传阅人员签注姓名和时间,转发的文件填写《文件发放记录》。

4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围,文件管理员以发放组群形式发放,做好《文件发放记录》,收到电子邮件后,接收方要进行回复确认,发放方在《文件发放记录》中打钩确认。

4.2.10分公司接到电子文件后,及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门(科室)填写《文件发放记录》,接收人签字。

4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载,复制到本地电脑专项文件夹中,建立《文件接收记录》方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪,确保使用文件处获得有效版本。

4.2.12企业管理手册分为受控和非受控,提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理,提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。

4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位,都应得到或学习适用文件。

4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容,并做好会议纪要。

4.3文件的评审

4.3.1在管理评审输入资料中,各职能部门对主管的文件提出评审意见。

4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审,需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。

4.4文件的修订、更新、作废

4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时,重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位,经审批后,标明原文件作废或修订状态,进行发放。

4.4.2 对文本文件修改时,填写《文件更改通知单》,经审批后按照原文件发放范围发放。

4.4.3当文件修订或更新时,及时进行发放管理,通知原文件管理员更换原有文件。

4.4.4 文件作废时,在纸张文件上注明'作废',作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出,在文件接收记录中标识作废。

4.5 文件的存档

4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件,人事任免文件打印5份纸质文件,分别由人力资源部留一份,个人档案装一份,用人单位存一份,办公室留存两份。

4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件,进行传阅、学习并存档。

4.6网页的维护

4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护,确保网络畅通。

4.6.2企业管理部积极宣传公司网站,在各种杂志、文件中体现公司网址。

4.7文件的编号和排版

4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。

4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建×字[××××]××号)

4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建函[××××]××号)

4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。

4.7.5各部门编制的电子版文件按附录要求格式设置。

4.7.6分公司文件编号采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部门报刊、信件由专人领取分发。凡属领导亲启的函件,要交领导拆封。其它行政信函由公司办公室主任或秘书拆封,对外来已拆封的文件拒绝签收。

4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送,立即处理,不得积压拖延时间。做到登记清楚,不丢失,不拆封,收件人必须有签字。对带有编号的外来件,收发登记后再予分发。

4.8.3凡以企业名义发出的文件,要按文稿格式拟稿。经分管领导审查同意签字后,由办公室主任核稿登记打印,核准无误后方准发出。

4.8.4文件起草部门、分公司、项目部均要留存各种文件审批底稿,并报办公室留存盖章后正式文稿一份。

4.8.5除中心组学习及党政联席会会议等重要会议的纪要外,其它会议纪要以电子版文件形式下发,由文件起草部门按照公司企业管理部公布的各部门、各单位邮件地址发放,在公司大屏幕滚动通知文件管理员通过电子邮箱查阅、传递,各单位或各部门收到文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。

4.8.6除存档的纸张文件外,均应使用已单面使用过的废弃纸张,包括呈送公司相关领导的纸质文件。

4.8.7公司、分公司、项目部对接收到的建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理,并及时向相关部门传递信息。

4.8.8所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、请假人及缺席情况,要写明会议主要内容及会议安排事项。

4.8.9所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编制日期的内容。

5.记录

5.1 文件接收记录

5.2 文件发放记录

5.3 文件传阅处理单

5.4 文件更改通知单

6.流程图

第6篇投资公司文件收发和轮阅管理制度

投资开发公司文件收发和轮阅管理制度

一、编制目的

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

2.本制度最终解释权归综合办公室。

第7篇物业公司文件格式的管理规定行政工作制度

物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定

6文件格式的管理规定

6.1适用对象

本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。

6.2.公司标志

公司标志在文件上端的最左边,具体如下:

6.3文件编号的规则:

1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

例如:g80/rms/cw/m1/0001

档号

文件种类

发文部门

项目物管处

物管公司

诠释:

物管公司 g80文件类型内部工作联系单w

项目物管处时代rma备忘录m

岭南rms会议纪要mu

逸彩rmy电子邮件e

发文部门资源部zy传真f

财务部cw物管公司0

工程部gc项目管理中心1

客服部kf合作公司2

保安部ba往来公司3

档号 `0001始

6.3日期的格式统一有以下两种

6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文

文字日期)、或2005年1月31日(简称为中文式数字日期)。

6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。

6.3使用规定

6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最后落款的文件日期,统一使用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。

6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。

第8篇有限公司文件收发管理制度

有限公司文件收发管理制度

为使公司行文和收文处理规范化，制定本制度。

第一条经理办负责公司对外行文和公文的收发处理工作。

第二条行文

(一)凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办部室拟稿，经部室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送公司领导签发。重要文件需由公司领导审核，公司总经理签发。联合行文必须同时送有关部室领导会签，方可发出。

(二)经公司领导签发的文稿交经理办统一登记、分类编号。由拟稿部室打印、校对、装订，上行文由经理办发送并催办，平行文和下行文由拟稿部室分发。经理办负责审批在公司内网上发布有关文件。

(三)行文流程按公司办公处理系统流程进行。

第三条收文处理

(一)所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我公司处理的公文)，由经理办统一签收、登记、编号，送公司领导阅示或送有关部室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。经理办负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送公司领导批示或交有关部室阅办。需要办理的公文，经请示公司领导后办理，经理办根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件，经理办应立即将文件送交公司领导批阅。领导不在时，经理办应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过公司内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

第四条有关要求

(一)收发文件必须设立收发文件登记本，履行登记签收手续，收、退文件，要专人负责。

(二)必须按规定范围组织阅读文件，并在办公室内进行，秘密文件当场阅后收回，不得擅自扩大阅读范围和带出公司阅办。

(三)借阅文件，必须经过批准，并办理借阅手续，依时退还，秘密文件不准摘抄。

(四)秘密文件必须存放在有安全保密设施的保险柜、文件柜内，用后放柜加锁，关好门窗。

(五)复制秘密文件，必须经过请示批准，由文件保管人员复制后交使用者，复印件与原件同样管理。

第五条本制度由公司经理办负责解释，自经理办公会议审议通过后实施。

第9篇物业管理公司文件管理制度

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用'请示'。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。

六、批复。

答复请示事项用'批复'。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①'发'、②'人发'、③'客发'。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

'发'用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以'发'的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。

七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第10篇某某城建投资公司文件管理制度

某城建投资公司文件管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、文件收发及文档管理

1、文件阅读管理规范

(一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范

(一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。

第11篇某公司文件管理制度

f公司文件管理制度

1、发文程序:包括起草、校对、签发、发送、归档等。

1.1起草:发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写,文稿拟成后,拟稿人填写《发文稿笺》,经部门负责人核稿后,到总经办领取文件编号,按会签流程报领导审批。

1.2会签:发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关部门会签。

1.3发送:经各部门会签完毕,总/副经理审批后,由总经办统一按发放对象发文发送。

2.4.1文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文,整理归档,并请收文人员在发文登记表上签字。

2.4.2收文单位做好收文保管与传阅工作。

2.4.3总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。

2.4.4总经办保存原稿,发文稿笺及三份打印稿,并做好归档整理工作。

具体详见文件审批流程图。

3、发文格式与使用表单