公文管理制度（五篇）

第1篇 公文管理制度

公文管理制度（一）

一、上级来文管理制度

1、管理。凡上级下发的文件，由办公室文书人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文机关的要求进行定期清点，按期清退。部内人员出席会议带回的文件，要及时送交办公室进行文书处理。各科室要指定专人兼管文件工作。

2、传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由办公室主任批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。

3、借文。因工作需要借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后及时送还，严防丢失。

4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。

对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：

（1）复印国家秘密文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人负责；

（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；

（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；

（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；

（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。

二、本部行文管理

1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报，文件字数一般不超2500字。

2、文件种类。“朔组报”主要用于向上级的请示、报告；“朔组发”主要用于下发有关政策性、指导性的工作意见；“朔组通”用于发布党内法规，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；“朔组干字”主要用于公布干部事宜的专门文件；“朔组内干字”主要用于部内公布科级以下干部事宜的专门文件；“朔组复”主要用于批复下级部门和有关单位的请示。一些时间要求较紧迫的文件，可发传真电报。根据工作需要，可增发会议纪要和通报两种文件。

3、审核、签发。“朔组发”文件，须经部务会讨论研究，由分管部长把关，部长签发。其他文件，须经部务会或部长办公会讨论研究，由有关科室和分管部长把关，部长签发。

4、文件编号。“朔组发”、“朔组通”、“朔组报”、“朔组复”文号由办公室统一编号；“朔组干字”、“朔组内干字”文号由干部一科编号。

5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》办理。所有文件和材料的校版、装订、发放由撰文科室负责。

三、文件存档制度

1、立档范围。本部的文件、请示、报告、计划、总结、统计资料、领导讲话和有保留价值的文稿，中组部、省组部的来文来电，同级和下级机关送本部的文件、资料等。

2、立档要求。“朔组干字”、“朔组内干字”文件由干部一科立卷归档，其他文件的立卷归档工作由办公室负责，各科室应积极予以配合。

四、文件打印制度

1、材料印刷。文件材料数量大，需在外面印刷的，先向办公室提出申请并填写印刷通知单，经分管财务的副部长审批后，到指定印刷厂按审定份数印刷。

2、打印、复印的文稿，必须严格控制份数，杜绝浪费。

3、在打印、复印秘密级以上文件时，严禁无关人员在场，打印、复印完毕，废件要立即销毁。

公文管理制度（二）

公文处理是指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效、准确、及时、安全。根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等规定，结合实际，制定本规定。

一、公文处理应遵循的一般原则

（一）使用法定的公文文种制发公文。即以党的机关使用的14种公文种类和国家行政机关使用的13种公文种类制发公文。

（二）使用规定的公文格式制发公文，制发公文时，必须符合公文的文面格式、公文用纸格式和公文编排、打印与装订格式。

（三）遵守行文规则。在行文时，要坚持注重实效、“少而精”、党政分工、根据隶属关系和职权范围确定行文关系、联合行文的机关必须是同级等规则。特别在办理请示行文时，要坚持请示事项必须协调一致、只写一个主送机关和一文一事的原则，不得在报告等其它非请示公文中夹带请示事项和直接向领导个人报送公文。

二、发文办理

（一）发文办理的一般程序

发文办理的程序包括：草拟、审核、签发、登记、复核、打印、分发、传递等工作。

（二）公文草拟的要求

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，准确地体现本局工作意图，并同现行有关公文内容相衔接。

2、全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施等切实可行。

3、观点明确，情况属实，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4、人名、地名、时间、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，引用公文应先引标题，后引发文字号；汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家的有关规定。

5、开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，用词规范，文风端正，文种格式正确，层次序数准确。

6、起草公文时，对涉及其它部门职权范围内的事项，应当主动协商，征求意见。

7、起草重要公文应当由局领导或部门负责同志亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

8、代拟起草公文时，应严格代拟稿质量，严格控制文件篇幅，严格报送程序和完善报送材料。

（三）公文审核的要求

1、凡以本局名义制发的文件，在送局领导正式签发前，必须填写公文稿审签单，经承办科、室分管领导核稿，送办公室主任审核文种、格式，并提出是否公开、保密审查初步意见和发文文号。

2、核稿重点：观点和内容是否符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法规，是否完整、准确地体现中央、省、市、市质监局和区委、区政府以及本局的意图，是否符合实际，并同现行有关文件内容相衔接；拟定的措施和办法是否切实可行；涉及有关业务部门的事项是否经过协商并取得一致意见；关键用词是否规范；行文是否准确；文字是否精炼；逻辑是否严密；结构是否严谨；是否确需行文或联合行文。

3、由其它单位主办与我局联合发文，由有关科室审改后，按我局文件审核、签批程序办理。

（四）公文签发要求

公文必须由局领导人或其授权的局领导签发，公文一经签发即成为定稿生效。会签时，在送签过程中逐个送签，不要遗漏。

（五）公文登记要求

拟发公文经签发后，需进行登记，包括填写公文标题、发文字号、签发人，按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（六）复核、打印、分发、传递的要求

办公室要对公文的审批手续、文种、格式、内容等进行再次复核，经复核如需对涉及内容的实质修改时，必须报请原签发领导复审。打印要做到准确、及时、安全、保密，用印规范、正确。分发、传递应做好登记，按分发、传递范围进行分发，传递密级文件时，严格执行密级公文传递办法。办公室要按照公文存档要求及时存档。

三、收文办理

收文办理一般程序包括：签收、登记、拟办、分发、传阅（传批）、承办和催办等工作。

收文的签收、登记及拟办统一由局办公室负责，并提出拟办意见，电报和急件要做到随到随送。签收时应逐件清点，标注签收时间，如发现问题，须及时向发文机关查询并采取相应处理措施。登记时，应按照发文机关分类要求，对文件逐一登记，登记内容为：公文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期、收文序号等。

办公室负责将收文按拟办意见送局领导阅批。急阅件应随送随批，传阅件一般应在三日内阅批。凡经办公室登记并送局领导阅批的文件，局领导阅批后，应送回办公室，办公室按照局领导的阅批要求分送有关科、室、队办理，并根据局领导的阅批意见及时提醒相关科、室、队按时限要求办结。

传阅（传批）时，办公室应根据局领导批示或授权，按照程序将公文送有关局领导阅知或批示，传阅公文时按照局领导排序由前向后递送，传批时按照局领导排序由后向前递送。传阅、传批时应随时掌握公文去向，避免误传、漏传和延误。

催办时，办公室应对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或重要公文及时催办，对一般公文定期催办，并及时向局领导反馈办理情况。

注办时，承办人员在公文办理完毕后，应在文件处理单作简要注明，注明发文日期与发文字号，承办人姓名与办理结果等，以便管理和查考。

四、公文网上交换与电子公文管理

（一）公文网上交换的范围

以局名义制发需报送的非涉密公文。

（二）电子公文的接收与管理

1、办公室接收电子公文时，应当对公文的发送部门、公文的完整性和体例格式等进行校对，确认无误后方可接收。

2、办公室应当及时接收电子公文，电子公文接收后，应打印成纸质文件，按收文办理的要求进行公文处理，并进行电子签收。

3、严格保密，不得向无关人员透露电子公文操作程序或提供电子印章软盘等相关设备和软件，并定期更换公文网上系统用户口令。

4、指定专人管理和维护用于公文网上交换的计算机及其相关设备，严禁接入国际互联网和政务外网。

第2篇 学院公文管理制度

学院公文管理制度

第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。

第二条 学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。

第三条 院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。

第四条 院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。

第五条 各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。

第六条 行文时，严格按照《行政发文格式规范》（附后）要求行文。

第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。

第八条 下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。

第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。

第十条 收文处理

（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。

（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。

第十一条 发文处理

（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。

（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。

（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。

（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

第十二条 传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。

第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。

第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。

第十六条 秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。

第十七条 参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。

第十八条 本制度由院办公室负责解释。

附：行政发文格式规范

1、发文字号和签发人

上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2、公文标题

应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

3、公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。

正文内小标题分级为：一、（一） 1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。

文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。纸张一般采用国际标准A4型（210m m×297mm），左侧装订。

4、成文日期

成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

5、附注

公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

6、主题词

上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。

7、抄送机关

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识"抄送"，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。

8、印发机关和印发日期

印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。

9、页面设置

页边距：上、下为2.5厘米，左、右为2厘米。

10、盖章

加盖印章要端正、居中，齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不要采取标识"此页无正文"的方法解决。

第3篇 健升房地产公文管理制度

1.收文

a、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。

b、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。

c、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。

d、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。

e、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。

f、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。

g、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。

h、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。

2.发文

a、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。

b、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。

c、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。

d、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。

3.发文注意事项

a、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。

b、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。

c、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。

4.公文种类

a、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

b、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

c、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。

d、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

e、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

f、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

g、批复:适用于答复下级单位请求事项。

h、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

i、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。

5.公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。

a、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。

b、公文秘密等级分为'绝密'、'机密'、'秘密',其中:'绝密'、'机密'公文应标明份数、序号。

c、紧急文件分别标明'特急'、'急件'。

d、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

e、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。

f、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

g、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。

h、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。

i、公文用纸统一采用国际标准a4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。

6.行文规则

a、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。

b、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。

c、'请示'应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。

d、'报告'中不得夹带请示事项。

e、草拟公文做到:

⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。

⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。

⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。

⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。

f、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须

使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

g、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。

7.公文办理

a、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

b、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。

c、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。

d、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。

e、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

8.公文立卷、归档及销毁

a、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

b、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。

第4篇 集团公文管理制度

A集团集团公文管理办法

1.目的

为加强集团公司的公文管理工作，使之制度化和规范化，同时加快公文流转，防止公文积压，提高办事效率。

3.适用范围

本制度适用于在集团及各子公司内部流转的公文。

4.公文定义

本制度所指公文是指集团公司在行使管理职权、处理日常工作时所使用的具有直接效用和规范体式的公务文书，具有规范性、政策性、实用性、定向性、时效性的特点。

5.公文作用

公文是保证集团经营管理工作正常进行的重要手段之一，主要用来颁布规章制度、传达命令指示、指挥工作、请示问题、报告情况、商洽协调、记载活动等。

6.公文种类

公司公文一般有请示、报告、指示、命令（令）、批复、通知、决定决议、通报、通告、意见、函、会议纪要等12种形式。

6.1请示：适用于向上级请求指示批准，申请相关事宜。

6.2报告：适用于向上级汇报工作，反映情况。

6.3指示：对下级布置工作，阐明工作的指导原则。

6.4命令（令）：适用于依照法律法规公布公司规章制度，实施重大强制性行政措施，相关人事任免和奖惩等。

6.5批复：适用于上级向下级答复请示事项。

6.6通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不相隶属单位的公文。

6.7决定决议：

6.7.1对某些重大问题或者重大行动作出安排，用“决定”；

6.7.2经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

6.8通报：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

6.9通告：适用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项。

6.10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

6.11函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向主管部门询问和答复问题。

6.12会议纪要：传达会议议定事项和主要精舍，要求有关单位和责任人遵守、执行。

7.行文关系

公文按照行文关系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导，如：请示、报告等。

7.2行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导，如：指示、命令、批复、决定决议、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隶属）的职能部门之间和子公司之间的发文，体现子公司或部门之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要等。

8.管理权限

8.1集团公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文运转的主管部门，承担集团公司及各子公司公文处理方面的职责：

8.1.1制定公司公文处理的具体规章制度和业务规范；

8.1.2负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；

8.1.3负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查；

8.1.4负责对集团公司和各子公司公文运转质量的指导和培训，切实提高公司公文运转的质量。

8.2集团外部来文由集团公司及各子公司行政人事部统一收发、传递、管理、用印、立卷、归档和销毁。通其他各类途径收到的外部公文，收文者应及时交行政人事部登记处理。集团内部流转的公文，由各职能条线负责收发、传递、归档和销毁，但需要使用公司公章时，必须经过用印审批流程。

8.3集团各职能部门和各子公司要高度重视公文处理工作。集团各职能部门应将该职能由指定人员负责，各子公司行政人事部也需指定专员负责公文处理。负责公文处理的工作人员应具备良好的政治和业务素质，掌握有关的专业知识和操作技能，自觉保守公司机密。

9、行文规则

9.1行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商就能解决的事项,不要行文。

9.2以集团名义对外正式行文,由集团行政人事部负责审核、印制并呈送集团领导签发。

9.3行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

9.4请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，9.5不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

11.公文处理程序

公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

11.1收文办理

11.1.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办等程序。

11.1.2集团各级来文均由集团行政人事部统一签收，对文件进行拆封、登记、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，集团本部各部门收到的各类公文需要以集团名义作出答复或交办的，应及时转送集团行政人事部。

各子公司由本单位行政人事部收文办理，涉及重大事项或与集团公司有直接关系的文件须尽快报送集团行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见，按程序送公司领导批示或交有关部门办理（见式样7）。

11.1.4公文中需办理的事项，承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回行政人事部并说明理由。

11.1.5送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11.1.6签报公文如有以下情况，行政人事部可退回呈报单位或部门

（1）内容不符合国家法律、法规，不符合党和政府的方针、政策；

（2）无特殊理由越级上报；

（3）所涉事项属来文单位职权范围应自行解决的；

（4）一文多事，多头呈报，文种乱用、漏盖公章等明显不符合规范的。

行政人事部处理退文时，应向来文单位或部门说明退文理由，对于不符合规范但十分紧急的请示事项，可财务边受理边补办手续的办法。

11.1.7集团行政人事部在接到来文后，应在一个工作日内给予拟办意见。需要会签的单位应在接文后两个工作日内给予意见，需要承办单位应在接文后两个工作日内给予回复。急件应按照行政人事部的要求在规定时间内给予答复。

11.1.8如承办单位在规定的时间内无法完成文件规定的相应任务，应及时向行政人事部说明原因并经协商后共同拟定新的完成时间。

11.1.9公司的对外收文或内部收文的办理均按照上述规定进行。

11.2发文办理

11.2.1发文办理包括拟稿、审核、会签、签发、复核、用印、分发等程序。

11.2.2发文分为对外发文与内部发文。

11.2.3对外发文:对政府机关或相关单位的正式发文,由集团行政人事部或各子公司行政人事部统一印发。

11.2.4集团本部职能部门或各子公司就职责范围内的发文，且行文对象非政府机关，可以对相关单位直接行文；如涉及重要事项如出台规章制度类文件或需要在全集团范围内实施的发文须经集团公司分管领导审核后，由集团行政人事部统一印发，办法和实施细则类发文则不需要经过集团行政人事部。

11.2.5内部发文:

（1）以集团名义对各职能部门、各子公司的行文，应由集团行政人事部拟文，由集团行政人事部负责人审核后，报分管领导、总裁（常务副总裁）、董事长按照分管权限审核会签后，由集团行政人事部用印发文。

（2）集团公司各职能部门对各子公司对口部门行文，部门拟文后需由分管领导审核，然后加盖本部门印章（如有）后发文，同时应抄送集团公司分管领导。

11.2.6起草公文应做到：

（1）符合国家政策、法律、法规，完整准确地体现发文单位的意图，措施和办法具有可操作性；

（2）情况属实，观点明确，表达准确，文字精练规范，篇幅简短；

（3）涉及到单位或机构名称一般先用全称，加以说明后再用规范化简称，使用简称应前后一致。

（4）根据公文内容和行文规则，准确适用公文文种。

（5）公文内容结构层次的次序，第一层为“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

11.2.7审核：公文送分管领导签发前，应由相关责任人进行审核，审核重点是：

（1）是否确应行文；

（2）内容是否合法合情合理,措施与办法是否可行,决定事项事都符合职权范围；

（3）涉及相关部门或公司的事项是否经过协商、会签并取得一致意见；

（4）文种使用是否恰当，公文格式是否规范；

（5）公文层次是否清楚、结构是否合理、文意是否周全、表达是否简洁、语句是否通顺；

（6）报批程序和行文规则是否符合规定。

领导审签公文后，应明确签署意见、日期。若圈阅，则视为同意。若签发，应在文件原件上用手写体签上自己的名字。

11.2.8发文用印：领导签发后的公文，由行政人事部复核无误后用印。发文用印由集团行政人事部统一负责管理。对不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分发和发布：审批流程完结后，由集团行政人事部统一分发和发布。分发方式为：传真和发邮件至主送单位相关人员，发文如需挂网，拟稿单位或部门应到集团行政人事部办理“内网信息发布登记”手续（见式样9）后，在集团集团OA系统上挂网。

11.2.10文件发出后，由集团行政人事部档案专员将原文、附件及有关材料整理、归档。

11.2.11各子公司内部发文可参考本办法进行规定。

12．公文立卷、归档和销毁

12.1为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和有关材料）及时收集、整理、分类、立卷。

12.2公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，有利于保管和利用。

12.3案卷应定期向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。

12.4没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

13.附则

13.1本制度由集团行政人事部负责解释。

13.2本制度自发布之日起施行，试行期满未另行变更的，则自动转为正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式规范要求

集团公文格式分为两种，红头公文和一般公文。

1.红头公文（见式样1）

1.1适用情况：

（1）集团本部向上级政府部门、有合同合作关系的单位的正式行文。

（2）集团向各职能部门、各子公司的正式下行文，包括人事任免、奖惩，重要通知、通告、决定、决议等。

1.2组成部分

本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首页红色线以上部分统称眉首；红色线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。

1.3眉首

眉首由集团全称、发文字号、签发人组成。

（1）集团全称：即“上海A集团控股（集团）有限公司文件”，套红居中印在公文首页上部，字体为一号黑体字。

（2）发文字号：即“A集团控字+发文年份+发文序号”，发文序号用（）括起，从001号起编。在第二行居中排布，字体为四号黑体字。

（3）签发人平行排列于发文字号右侧，用冒号标注签发人姓名，字体为四号黑体字。

1.4主体

主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附件等部分组成。除标题用小2号宋体字外，其余内容均用4号宋体字。

（1）标题：在红色线下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。标题的内容一般由发文单位或规范化建成、公文主题和文种三个要素组成。标题中除法规、规章名称加书名号及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。

（2）主送单位：是指行文的对象，是要求主板和答复的单位或部门，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位或部门。主送单位必须是以单位作为收件人标注，而不得以个人标注。因告知集团全体员工的“人事任免”可以不写主送单位。在标题下空1行，左侧顶格标注，主送单位名称后标全符冒号。

（3）正文用来表述公文的内容，准确反映行文的目的。在主送单位名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一个自然段均空2字。每行28个汉字，行距1.5倍，页码编在每页末行居中。

（4）附件：公文如有附件，应在正文之后，发文机关之上，注明附件的名称和顺序。最后另起一段标识“附件+附件序号+:+附件名称“，附件名称后不加标点符号。

（5）发文单位或部门署名应用全称，为于正文右下方。联合行文时，各单位名称应平行排列，主办单位排在第一位。

（6）成文日期：也叫发文日期，即发文的年、月、日，在发文单位下面，一般以签发的具体时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准。一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。日期需用汉字书写，“0”写为“零”，成文日期位置应靠右边距。

（7）用印：公文原稿必须经过签发领导核签后才可以盖章，集团公司的公章用印核签人为总裁、常务副总裁，子公司公章的核签人为子公司负责人。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

（8）附件。公文附件应与正文一起装订，并在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的序号和名称应与“附件说明”中的附件序号、名称保持一致。

1.5版记

版记由主题词、抄报单位、抄报人、拟文单位等部分组成。一般情况下，集团“红头”公文不用版记，除非有特殊情况，才标注“版记”。

2.一般公文

2.1一般公文种类：可以是集团发文、集团行政人事部发文、也可以是子公司发文，包括通知、通告、请示、信函、会议纪要等。一般公文的主要特点是不标注发文字号，属于常规性公文。

2.2通知、通告：集团内部通知、通告公文格式见式样2。

通知、通告由标题、版记、主体三大组成部分。

（1）标题用3号黑体字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告标题为“关于××××的通知”。

（2）版记由拟稿人、拟稿单位、拟稿部门、收件人、发件人、公司、日期、抄送、总页数、咨询电话、附件、保密等级、签发人以及具体要求。其中，收件人、发件人都以单位部门标注，不得标注个人作为收件人、发件人。保密等级分为：“绝密、机密、秘密、一般”四种情况。根据相应项目填写。

（3）主体格式与集团红头公文主体格式同等要求，不再概述。

2.3请示。集团请示分为请示（申请）、报告，见式样3。

请示单位部门根据请示单相应栏目要求填写，请示内容可以另外附页。

2.4工作协调单，见式样4用于集团职能部门之间、子公司之间因工作安排上需要相互协调、相互支持的行文，具体内容根据表单格式填写。

2.5信函格式，见式样5公文标题为集团全称加“函”字，居中排布。信函字体为宋体，标题为小2号，正文内容为4号宋体。

2.6会议纪要格式，见式样6（1）标题由会议名称加“会议纪要”组成，用3号黑体字，居中排布。

（2）标题之后为会议纪要要项，按照要求有以下要项：会议名称、会议时间、会议地点、出席人员（迟到人员、缺席人员）、会议主持、会议记录等。

（3）会议纪要正文每一段发言内容必须写明发言部门、发言人、发言时间，用小4号宋体加粗，会议纪要具体内容用小4号宋体字。

3.公文文字版面从左至右横排，一般采用国际标准A4型。

附件2:A集团集团公文式样

式样1：红头公文格式；

式样2：通知通告格式；

式样3：请示（申请）报告格式；

式样4：工作请示单格式；

式样5：信函格式；

式样6：会议纪要格式；

式样7：文件呈报表格式；

式样8：制度（发文）审批单格式。

第5篇 4.公文发行管理制度

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- 83 - 公司公文发行制度

一.目的

为规范集团、分子公司和各部门公文管理的级次、公文编号及发行程序，使公文制定标准化、统一化、规范化，特制定本制度。

二.适用范围

瑞恒茂集团、各分子公司及各部门。

三.公文分类及管理

1.公文释义：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部评审性公文以外的集团内部涉及各中心之间和部门之间就“制度、程序、标准、指导、指引、公示、意见、说明”等特性的公文。

2.公司的公文分类：

2.1制度类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“管理要求、管理流程”等方面的“决议性质、制度性质”的公文；该性质公文均标以“决议”、“制度”、“程序”、“规定”、“指引”的后缀字样。

2.2公示类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“公示”、“通知”、“意见”等方面的“公示性质”的公文；该类公文均标以“公示”、“通知”、“通告”、“办法”、“说明”、“补充说明”、“意见”、“处理意见”等的后缀字样。

3.公文管理级次及适用范围：公司的公文分为三个级次，一级公文由集团制定颁发，适用于集团所有中心及各分公司所有部门；二级公文由分子公司制定颁发，适用于各分子公司各部门；三级公文由各部门制定并颁发，仅适用于各部门内部。

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- 84 - 4.部门以下的机构不得制定和颁发公文。

5.公文编号规则：公司名称+中心/部门编码+年份+三位流水号（公司名称、中心/部门编码见附件一）

6.公文格式：

6.1公文格式：全部为宋体字样，标题为三号，正文为四号，行间距为1.5倍行距，页边距为上下2.5cm ，左右3cm ；手册类公文需添加目录与页码。

6.2一级标题为“一”，二级标题为“1.”，三级标题为“1.1”，四级标题为“1.1.1”

6.2附件样式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。

四.公文的发布流程

1.制度性文件，本着公司与员工共赢的角度，由公司总裁办/总经办对现有情况进行了解和核实后，根据公司发展及行政需要，编订制度初稿。涉及相关部门的须由邀约部门领导进行共同探讨，进行修订。

2.修订稿经由各中心领导、部门领导会签后正式发行。

3.发行公文需进行员工制度培训或阅读，培训、阅读都需留有记录，以确保通知到每一位员工。

五.公文的管理

1.公文发行： 公文编码制定与发放、组织审核、发行、公示、保管：集团执行部门是总裁办；分子公司执行部门是行政/办公室；部门执行人是本部门行政人员。

2.公文公示：

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- 85 - 2.1公文公示时间：制度类公文公示周期为七个工作日；公示类公文公示周期为三个工作日。

2.2公文公示的途径：一、二级公文须公示于公司公示栏及每位员工邮箱，确保通知到位；三级公文纸质复印版公示于本部门公示栏。

3.公文保管：公文保管纸质版与电子版（电子版公文名称：填写公文编号+版本，word 和pdf 版）；

4.公文备案：一级公文由总裁办保管备案原件；二级公文每月度提交总裁办备案复印件；

5.公文抄送：会签完毕公文由总裁办/总经办进行抄送相关部门。

6.公文更新：已发行公文如需更新，按照公文发行流程进行重新发行，同时注明废止的原公文编号（填写公文变更记录表）。

6.1公文更新标识加注规则：在公文发行时注明修改版本（从1.0开始）。

6.2公文更新需向执行部门提出申请，审批后方可重新发行；如遇年末，公文可集中进行更新。

7.临时事项：如遇任命、人事调动、处分、奖励、节假日调休等临时情况，由人资部负责草拟公文，按照人力资源中心发行流程执行，会签后交总裁办备案原件一份。

8.二级、三级公文发行内容的范围不能与一级公文冲突与超越。

五.附则

1.本制度解释权归集团总务部。

2.本制度自下发之日起开始执行，原制度同时废止。

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附件：公文编码清单