会议室管理办法规定（六篇）

发布时间：2024-11-25 热度：18

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会议室管理办法规定

第1篇会议室管理办法规定

会议室管理制度【1】

一、会议室由办公室指定专人负责统一管理,内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具,打扫卫生,操作有关设备(如空调、电灯)等。

二、会议室桌椅必须摆放整齐。开水瓶、茶杯、烟缸放置有序。

三、启用会议室后,为保持室内干净、卫生、安静、舒适,严禁擅自动用室内电器、乱张贴标语、广告,随地吐痰、大声喧哗、丢果皮、纸屑,未经许可小孩不得进入室内追逐吵闹。

四、会议室常备茶叶、开水,逢节日和重要会议,经领导同意适当摆设水果。对外来人员参加会议由管理人员负责接待,服务要求做到热情、周到,态度和蔼,有礼貌,会议时负责供水、续水工作。

五、任何部门需动用会议室开会,必须预先到办公室登记,然后由办公室统一安排。未经同意不得启用会议室。

六、会后应及时清理、打扫卫生,发现遗忘的茶杯、笔记、书本等物,须及时交还失主或送交办公室。

会议室使用管理办法【2】

一、制定目的

为加强公司会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,现结合公司实际情况,特制定本制度。本制度适用于集团各公司各部门。

二、管理办法

第一条:会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第二条:为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前通知行政处,填写《会议室使用申请单》,以便统一安排。

第三条:填写《会议室使用申请单》时,需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等,如有需要行政处协办的事项需提前注明,以便行政处根据情况做好相关协调安排。

第四条:正常工作日,各部门提前到行政处填写申请单,并到前台备案,即可使用会议室。若周六日使用,需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》,领用会议室钥匙备用,并于工作日及时归还。

第五条:如有外来领导或客人来我公司,需提前一天通知行政处, 以备整理会议室及准备果盘等。如公司培训等内部使用,需提前半天申请。

第六条:会议室使用需遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政处负责人,{会议室使用管理规定}

立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。

第七条:部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由综合办另作安排。

第八条:如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。

第九条:如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。

第十条:各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。

第十一条:会后使用部门及时整理,关闭投影仪、空调,椅子及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办,以便及时修理。

第十二条:未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品,需得到行政处负责人许可。借用完毕后,需及时归还。

附件:

会议室使用申请表

年月日{会议室使用管理规定}

部门主管: 行政部主管:{会议室使用管理规定}

内蒙古正能化工集团有限公司行政处二○一二年十二月二日

第2篇酒店会议室管理办法

酒店会议室的管理是有明文规定的,以下是:《酒店会议室管理办法》,请阅读!

酒店会议管理制度【1】

一、目的

为规范酒店各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提高会议质量,特制定本制度。

二、职责

(一)行政管理部或办公室负责会议管理,所有重要会议要在酒店领导批准后到办公室登记备案。

(二)会务工作主要由行政管理部或办公室承办;其他部门主办或召集的会议,由行政管理部报批,并应予协助,部门例会除外。

(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外,会议资料由行政管理部或办公室整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

(一)、日常菜品及服务会议制度

1、主持与记录:办公室文员,由总经理主持

2、召开时间:每天10:10。

特殊原因需要延迟或延期召开的由办公室提前通知。

3、参加人员:部门主管、厨师长、销售部、服务部

由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向部门负责人请假。

4、会议内容:反馈上一天工作中发生的菜品问题,服务问题及客人反馈意见。

总结工作中不足,解决发生的问题,杜绝问题的延续发生方法,确定解决人,解决时间及监督人。

(二)、酒店周总结计划会制度

1、主持与记录:由人力资源部或办公室召集,总经理主持,董事长列席,办公室负责会议记录。

总经理未列席会议时,由部门之间协商解决。

2、召开时间:每周一上午10:10与菜品服务会同时举行。

特殊原因需要延期召开时由办公室提前通知。

3、参加人员:前厅各部门主管、传菜部、销售部、服务部、厨房。

由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向人力资源部或办公室请假。

4、会议内容:

(1)上周日常运作情况的总结。

(2)各部门汇报上周工作任务完成情况,计划落实情况。

着重介绍在任务执行过程中出现的问题。

(3)全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

(4)汇报本周工作计划。

(三)、会议召开

(一)会议安排:

1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议,会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部,由行政管理部进行统一安排,方可召开。

2、行政管理部每月统一编制例会会议计划,与月排班表同时公布。

3、凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划,未经行政管理部调整的,任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。

4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。

5、会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向总经理请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会

议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

(二)、会议召开及传达:

1、应明确酒店会议的目的,酒店会议的目的是解决问题提高效率,因此会议应明确主题,不开无边际的会议。

2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

3、与会者的发言要言简意骇,一般发言不可过长,会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制,时间到后,无特殊情况不予延长。

每次开会中应该强调发言的时间要求。

4、重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。

5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录,以便于会后向部门员工准确传达会议精神,落实各项工作任务,行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。

6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由酒店领导审阅签发,会议纪要应分发给与会人员,必要时,分发给相关部门。

其它会议由召集部门责成专人负责记录整理,由主管领导审阅签发并编号存档。

7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类,并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。

公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责,根据规定的时间节点逐项跟进,并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。

四、会议签到

酒店级会议召开时,会议责任人须提前准备好《会议签到考勤表》。

会前5分钟,安排专人在会议室或会议地点入口处组织签到。

部门级会议召开时,会议责任人进行实地考勤。

五、会议纪律

1、要严格遵守会议的开始时间,提前5分钟到达会议现场。

不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会情况。

迟到、早退、中途缺席一分钟内则赞助10元,迟到、早退、中途缺席每超过一分钟增加10元,依次累加。

如需请假需经酒店负责人批准。

无故缺席者,赞助50元。

2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议,中层会议应至少提前一天通知。

迟到、早退、中途缺席的则缴纳100元赞助费,迟到、早退、中途缺席每超过一分钟增加10元,依次累加。

3、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。

会议期间,所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。

发现违反以上情况者,一次赞助10元,每次会议最多可成长10次。

4、会议需要表决时,原则上采取少数服从多数的方法,特殊情况可集中,一经会议决议之事,应按期完成。

管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。

对于需要在会议上讨论的问题,提前与会议发起人沟通,以便于及时通知所有参会人,在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。

本制度由行政管理部负责解释,如有未尽事宜,将按酒店相关规定执行。

会议室管理制度【2】

第一条会议室是公司举行会议,接待来客的场所,为加强管理,特制定本规定。

第二条会议室使用细则

(一)会议室由行政部负责管理。

(二)会议室只限本公司相关职能部门使用,外单位借用会议室须经行政部经理批准,并到办公室办理借用手续。

各部门无权将会议室借给外单位使用。

(三)公司各部门使用会议室须经办公室同意后,办理相关手续,领取会议室钥匙。

(四)使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。

用后应及时清洗水杯和烟灰缸,打扫卫生,检查安全,锁好门、关好窗,将钥匙交还办公室。

(五)任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

(六)会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,要一次一清洁。

(七)每次会议之前,管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水果(必要时)等工作。

(八)会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护(含花木等)做到会散、人走、电源关、门上锁。

(九)与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,不许将室内物品移做他用。

第三条本规定由行政部制定,经审批后自颁布之日起执行。

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第3篇某师范大学会议室管理办法

师范大学会议室管理办法

为进一步加强和规范**楼会议室的管理,提高使用效率,保障使用过程中设施的完好无损,更好地为学校的各类会议、学术活动等提供服务,特制定本管理办法。

第一条**楼会议室按照使用功能,由学校统筹安排使用并进行管理。凡使用**楼会议室的部门和单位均应遵守本管理办法。

第二条**楼会议室的日常管理和维护工作,由学校委托相关物业服务公司负责,安排会议室专管员负责会议室的具体管理与维护,包括使用、资产、保洁等各项管理。会议室钥匙由会议室专管员负责专门保管和使用,不得借用。

第三条**楼会议室的使用须通过校园网登陆“会议室报告厅管理平台”(网址:*****)预订。若部门和单位活动与学校重要会议或活动冲突时,优先安排校级重要活动。物业服务公司在收到“会议室报告厅管理平台”会议室预订信息后,根据情况及时进行审核。

第四条物业服务公司须做好会议室的清洁、卫生及会议室内设施安全运行的管理。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。服务人员要随时检查会议室内的家具、设备,发现问题及时处理;要及时整理、清扫会议室、接待室,保持地面、墙面及设施的清洁;会前十分钟要开门、开窗、通风、送电,遇到炎热天气要提前开空调;会后及时清扫,切断电源,关闭门窗,做好安全防范工作。

第五条使用会议室的部门和单位,要自觉维护室内整洁,不得乱贴乱挂,不得乱扔垃圾,不得踩踏翻越桌凳,不得随地吐痰;必须爱护并妥善保管室内各类设备设施;室内多媒体设施、音响、灯光等设备由物业服务部门安排专业人员操作,非专业人员不得操作;不得随意挪动或改变原有布置,若确实需要调整布置,须征得会议室专管员同意方能进行。

第六条物业服务公司须积极协助使用会议室的部门和单位,进行会议室布置工作。会议用茶水(物业部门负责提供热水)、杯子、水果、花卉、横幅、仪器(除投影仪及话筒外的仪器)等由会议召集单位负责准备。会议室使用完后,使用部门和单位应及时将电源开关和门窗关好,并通知会议室专管员检查和锁门。会议室专管员应及时检查室内各类设备设施是否完好,一旦发现损坏或丢失,应及时报告,并视情况作出相应处理。

第七条会议室在日常使用过程中,若发生设施和物品损坏或丢失,使用部门和单位必须立即报告会议室专管员,并负责赔偿或修复,否则,物业服务公司将不再接收该部门和单位的会议预订。若因物业服务公司在日常的管理和维护不到位,造成设施和物品损坏或丢失,则由物业服务公司承担全部赔偿或修复所产生的所有费用。

第八条物业公司若因管理或保洁不到位,出现地面或墙面及桌椅等污损现象,但在管理部门提出后能积极并及时整改,将根据其整改情况给予必要的经济处罚;若在管理部门提出后不能及时整改,学校有权立即终止其该楼当年所签订物业服务协议,并在今后学校物业服务招标中不再邀请该物业公司参加。

第九条本办法由后勤管理处负责解释。

第十条本办法自印发之日起施行。

第4篇创业园会议室使用管理办法

科技创业园会议室使用管理办法

为满足企业人员培训、宣传推广等需求,保证创业园各部门正常办公秩序,特制定会议室使用管理办法:

1、会议室的配套服务由创业办提供,企业使用会议室须提前两天向创业板提出申请,并填写《会议室使用申请表》,如有变更需及时通知创业办,以便统一安排协调;

2、会议室实施统一管理、有偿服务,适当收费。会议横幅、会标、鲜花或图象资料、录像设备、放映设备、电脑笔记本等由使用单位自行准备或向园区办租用,园区办协助安装与调试;

3、企业应保持会议室清洁卫生,会议室内严禁吸烟,严禁任意张贴、严禁自带多汁水果(如西瓜)及其他易污染环境物品,如需自带物品,需经过园区办同意;

4、企业应注意安全,合理使用电器设备,禁止带入易燃、易爆等危险物品,清除火灾隐患,并做好防盗工作,确保会议安全;

5、企业爱护室内设施、物品,会议室内的茶杯、桌椅等物品,不得带出室外。凡在使用中损坏室内物品的,应照价赔偿;