故障不写“空调坏了”,写“三楼东侧走廊空调连续两天制冷不足,维修记录显示滤网未按周清洗,已安排保洁每日巡检登记”。时间、位置、现象、动作、责任人,五要素齐,缺一个就软。别提“供应商响应慢”,写“已更换维保合同条款第7条”。